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Am 25.05.2018 tritt die neue Datenschutz-Grundverordnung der EU in Kraft. Bis spätestens zu diesem Zeitpunkt sollten Sie sichergestellt haben, dass Ihre Arbeitsabläufe den gesetzlichen Regelungen der DSGVO entsprechen.
In diesem Artikel geben wir allen Nutzern des Belbo Systems einen Überblick über wichtige Aspekte der DSGVO für Friseure und Kosmetikinstitute. Dies kann eine verbindliche rechtliche Beratung natürlich nicht ersetzen, Ihnen aber einige wichtige Fragen beantworten.
Wenn Sie personenbezogene Daten wie Namen, Adressen, Telefonnummern oder E-Mail-Adressen verarbeiten, sind Sie von den Regelungen betroffen. Für Dienstleistungsunternehmen mit Kundenterminen trifft dies also in dem meisten Fällen zu. Das Verarbeiten dieser Daten ist nicht ungesetzlich. Wichtig ist jedoch, dass Sie als Friseur oder Kosmetikerin wichtige Voraussetzungen erfüllen – andernfalls drohen strenge Strafen.
Sie sind verpflichtet, Ihre Kunden darüber zu informieren, dass Sie ihre Daten verarbeiten. Darüber hinaus müssen Sie Ihre Kunden über die Dauer, die Rechtsgrundlage und den Zweck der Speicherung informieren. Auch Name und Kontaktdaten es Verantwortlichen und gegebenenfalls Ihres Datenschutzbeauftragten sollten Sie Ihren Kunden im Falle einer Datenverarbeitung mitteilen. Darüber hinaus sollte der Kunden über seine Rechte (unter anderem zur Abfrage oder Löschung der Daten) informiert werden.
Einem Kunden, welcher einfach einen Termin bei Ihnen buchen möchte, all diese Daten während des Erstgespräches mitzuteilen, scheint komplex. Mit dem Onlinebuchungssystem von Belbo wird der Kunde automatisch per E-Mail über die Speicherung und alle weiteren relevanten Informationen informiert. Einzige Voraussetzung ist das Eintragen der E-Mail-Adresse des Kunden.
Ihre Kunden haben das Recht, alle über sie gespeicherten Daten einzusehen oder auch löschen zu lassen. Als Verarbeiter dieser Daten müssen Sie die gesetzlich festgelegte Frist einhalten, um dem Kunden seinen diesbezüglichen Wunsch zu erfüllen. Wenn Sie die Daten nicht bereitstellen oder löschen, drohen harte Strafen.
Belbo bietet Ihren Kunden die Möglichkeit, diese Daten auf sicherem Weg selbstständig abzufragen oder zu löschen, ohne, dass Sie sich darum kümmern müssen. Damit erfüllen Sie die gesetzlichen Pflichten ganz automatisch. Sollten Sie Daten speichern, welche unter das Berufsgeheimnis fallen, können Sie die entsprechenden Datenfelder jedoch vor der Abfrage verbergen. Dazu gehören im Friseurhandwerk zum Beispiel Farbrezepturen. Mehr zum Thema Betriebsgeheimnis im Rahmen der DSGVO für Friseure und Kosmetik finden Sie im Belbo Handbuch.Aus steuerlichen Gründen sind Sie zur Aufbewahrung Ihrer Daten für bis zu 10 Jahre verpflichtet. Dies gilt ebenfalls, Wenn Sie neben dem Belbo Kalender und der Onlinebuchung auch das Belbo Kassensystem nutzen. Zur Aufbewahrungspflicht gehören neben Ihren Terminbüchern auch Ihre Finanzdaten.
Kunden, welche die Löschung der eigenen Daten bei Ihnen wünschen, werden DSGVO-konform aus der Kundendatenbank entfernt. Daten, welche zur Aufbewahrungspflicht gehören, bleiben aber an den relevanten Stellen erhalten – zum Beispiel in Ihren Abschlüssen.
Sie sind verpflichtet, Ihnen Kunden eine Datenschutzerklärung zur Verfügung zu stellen, in welcher Sie Ihre Kunden ausführlich zur Verarbeitung von Daten in Ihrem Unternehmen informieren. Wenn Sie bei der Verarbeitung von Daten eine Terminbuchungs- oder Kassensoftware nutzen, geben Sie die Daten in der Regel an einen Drittanbieter weiter. Dies müssen Sie Ihren Kunden mitteilen und Sorge dafür tragen, dass auch Drittanbieter und eventuelle Unterauftragnehmer DSGVO-konform arbeiten.
Die Belbo Business Software GmbH mit Sitz in Berlin ist an die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen gebunden. Alle von uns mit Daten betraute Unterauftragnehmer sind ebenfalls zur Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen gemäß DSGVO verpflichtet oder verfügen über eine Zertifizierung gemäß des "Privacy Shield" Übereinkommens.In unseren Häufig gestellten Frage zur DSGVO haben wir viele weitere Antworten für Sie zusammengestellt.
Sie können sich gern auch unter unter [email protected] oder +49 30 5770 9641 an uns wenden.
