Datenschutz in deinem Unternehmen

Jedes Unternehmen, das personenbezogene Daten verarbeitet, also Namen, Telefonnummern oder E-Mail-Adressen. Für Unternehmen mit Kundenterminen trifft das fast immer zu. Das Verarbeiten ist erlaubt, du musst dabei aber bestimmte Pflichten erfüllen.

Du musst deine Kundschaft informieren, dass und wozu du ihre Daten speicherst, wie lange, auf welcher Rechtsgrundlage, wer verantwortlich ist und welche Rechte sie hat. Belbo erledigt das per E-Mail automatisch, bei jeder Onlinebuchung und sobald du im Kalender eine E-Mail-Adresse einträgst. Für Kundschaft ohne E-Mail legst du eine schriftliche Information im Geschäft bereit.

Ja, auf deiner Website und deinen Social-Media-Seiten, gut auffindbar verlinkt. Auch deine Onlinebuchung braucht eine. Dafür gibt es in Belbo den Datenschutz-Assistenten: Du gibst an, welche Funktionen du nutzt, und Belbo erstellt passende Bestimmungen für deine Buchungsseite, auf Wunsch mit eigenen Ergänzungen.

Ja. Wer eine Cloud-Software nutzt, lässt Daten in seinem Auftrag verarbeiten und braucht dafür einen Vertrag mit dem Anbieter. Den Vertrag mit Belbo findest du in den Kontoeinstellungen und schließt ihn dort elektronisch ab. Das geht mit jedem Login, das das Vertragsrecht hat.

Das hängt davon ab, wie viele Personen in deinem Unternehmen regelmäßig mit Kundendaten arbeiten und welche Daten du verarbeitest. Gerade wenn du Gesundheitsdaten erfasst, lass das am besten kurz von Fachleuten prüfen. Hast du eine Person benannt, trägst du sie in Belbo ein, und sie erscheint automatisch in deiner Datenschutzerklärung.

Eine Übersicht, welche Daten du zu welchem Zweck, wie lange und auf welcher Grundlage verarbeitest. Jedes Unternehmen, das Daten verarbeitet, sollte eines führen. Muster dafür bieten zum Beispiel die Handwerks- und Handelskammern an.

Sie darf jederzeit erfahren, welche Daten du über sie speicherst, und ihre Löschung verlangen. Über die Onlinebuchung kann deine Kundschaft ihre Daten selbst sicher abfragen. Geht eine Anfrage ein, bekommst du eine Nachricht an die E-Mail-Adresse deines Standorts.

Aus steuerlichen Gründen musst du bestimmte Daten bis zu zehn Jahre aufbewahren, etwa Kassendaten und Abschlüsse. Wünscht jemand die Löschung, wird die Person aus deiner Kundendatenbank entfernt, die steuerlich relevanten Angaben bleiben in den Abschlüssen erhalten. Automatisch nach einer Frist löscht Belbo nicht, das entscheidest du.

Bei einer Auskunft sieht deine Kundschaft alle Daten, die du über sie speicherst. Bemerkungen etwa zur Pünktlichkeit gehören deshalb nicht in die Kundenkartei. Leistungsbezogene Angaben wie Farbrezepturen, Ergebnisse einer Hautanalyse, Geräteeinstellungen oder Stromstärken im EMS-Training kannst du als Betriebsgeheimnis kennzeichnen. Sie werden dann bei einer Abfrage nicht angezeigt. Prüf bitte, was in deiner Branche wirklich darunter fällt.

Ja. Angaben zu Gesundheit, Allergien, Medikamenten oder einer Schwangerschaft gehören zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO. Du solltest nur erfassen, was du für die Behandlung wirklich brauchst, und dir die ausdrückliche Einwilligung deiner Kundschaft geben lassen. Wie das in deinem Fall genau aussehen muss, klärst du am besten mit einer Datenschutzberatung.

Deine Kundschaft füllt den Anamnesebogen vor Ort am iPad oder vorab per Mail aus und unterschreibt digital. So ist auch die Einwilligung dokumentiert. Bei Behandlungsserien fragst du die Anamnese vor jeder Sitzung neu ab, frühere Stände bleiben in der Kundenakte erhalten.

Das legst du fest. Jedes Login bekommt eigene Rechte, und ein Mitarbeiterlogin kann so eingerichtet werden, dass es gar keine Kundendaten sieht.

Ja, Änderungen an Kundendaten werden protokolliert.

Nur, wenn du Belbo selbst über die MCP-Schnittstelle mit einem KI-Assistenten verbindest. Dann kann der Assistent auf die Daten deines Kontos zugreifen, einzelne Felder lassen sich dabei nicht ausnehmen. Prüf vorher, ob das zu deinem Datenschutzkonzept passt.

Ja, wenn deine Kundschaft zugestimmt hat und du das nachweisen kannst. Belbo verschickt Newsletter, Geburtstagsgrüße, Bewertungsanfragen und Reaktivierungs-Mails nur an Kundschaft mit gültiger Marketingfreigabe, und jede Nachricht enthält einen Abmeldelink.

Terminerinnerungen, Bestätigungen und Hinweise zu geänderten Öffnungszeiten sind keine Werbung, solange du nichts Werbliches ergänzt. Geburtstags- und Feiertagsgrüße, Reaktivierungs-Mails und Bewertungsanfragen gelten als Werbung und brauchen eine Einwilligung.

Auch die sind mit Einwilligung erlaubt. Jede SMS aus Belbo enthält einen Link zum Abmelden. Für Kundschaft ohne E-Mail-Adresse holst du die Einwilligung schriftlich ein und lädst den Scan im Kundenprofil hoch.

Dann frag sie neu ab. Der Einrichtungsassistent in deinem Belbo-Kalender hilft dir dabei. Wer exportierte Kundendaten in einem anderen Marketing-Tool nutzt, muss dort selbst auf die Einwilligungen achten.

Alle, die mit Kundendaten arbeiten, sollten die Regeln kennen. Eine unterschriebene Verpflichtung zur Verschwiegenheit ist üblich, Muster gibt es bei den Kammern. In Belbo bekommt jedes Login eigene Rechte. Ohne das Recht „Kundendatenbank“ können Mitarbeitende Termine eintragen, aber nicht die ganze Kundendatenbank einsehen oder exportieren.

Auch die sind geschützt. Fotos und Namen deines Teams in der Onlinebuchung zeigst du nur mit Einwilligung der jeweiligen Person. In Belbo kannst du statt des vollen Namens einen Anzeigenamen wählen und statt eines Fotos einen Avatar nutzen.

In Rechenzentren in Deutschland, dazu kommt ein räumlich getrenntes Backup in Frankreich, beides in der EU. Die Übertragung ist durchgehend verschlüsselt, und die Daten werden regelmäßig gesichert.

Ja, an Belbo als Auftragsverarbeiter. Darüber musst du deine Kundschaft informieren, die Datenschutzbestimmungen deiner Onlinebuchung erledigen das. Alle Unterauftragnehmer von Belbo sind vertraglich an die DSGVO gebunden. Nutzt du selbst weitere Dienste, ergänzt du sie in den Datenschutzbestimmungen deiner Onlinebuchung.

Mit der Zwei-Faktor-Anmeldung. Bei der Onlinebuchung kannst du die Registrierung deiner Kundschaft zusätzlich per SMS-TAN oder Bestätigungslink absichern.