Neues vom zeitfest-Kalender

8. Dezember. 2013 | von Christopher Rudolf

In den letzten Monaten haben wir viele Dinge am zeitfest Kalender erneuert und verbessert. Im Fokus der Änderungen standen der Kalender, Dienstplan und die Kundenkartei. Hier die wichtigsten Änderungen im Überblick.

Kalender

Neben unzähligen Optimierungen haben wir die Nachvollziehbarkeit und Transparenz für Teams weiterentwickelt.  

Automatischer Rücksprung nach Inaktivität

Nach 5 Minuten Inaktivität springt der Kalender nun automatisch auf den aktuellen Tag. Somit ist der Kalender stets auf den aktuellen Tag zentriert und der heutige Tag muss nicht mehr durch Klick auf "Kalender" zurückgesetzt werden - auch ohne die Maus zu bedienen.

PIN Modus für die Termineingabe

[caption id="attachment_1083" align="alignleft" width="300"] Bei Termineingabe- oder Veränderung wird eine PIN abgefragt.[/caption] Insbesondere im Mehrbenutzermodus ist es für die Nachvollziehbarkeit wichtig zu wissen, wer, wann, welche Änderung durchgeführt hat. Hierfür kann der PIN-Modus aktiviert werden, bei dem die Eingabe eines persönlichen, kurzen Kennworts Pflicht ist. Inhaber des Geschäfts können so, für jeden Mitarbeiter ein Kurzkennwort definieren, welches den Mitarbeiter identifiziert. Bei jeder Erstellung oder Änderung von Terminen wird dieses abgefragt. Im Detailfenster eines Termins kann dann eingesehen werden, wer den Termin angelegt und verändert hat.

Änderungshistorie

[caption id="attachment_1085" align="alignright" width="300"] Beispiel einer Terminhistorie, eines selten verwendeten zeitfest Kalenders.[/caption] Alle Änderungen im Kalender werden im neuen Protokoll übersichtlich angezeigt: Sortiert nach dem Änderungsdatum und filterbar nach Mitarbeiter kann so nachvollzogen werden, welche Änderungen zuletzt vorgenommen wurden. Dieses Protokoll ist sogar für einzelne Kalendertage möglich - erreichbar über das Kontextmenü des Tages im Kalender - so dass die Nachvollziehbarkeit von Verschiebungen auf einzelne Tage reduziert werden kann.

Einsicht des Erinnerungsstatus

[caption id="attachment_1089" align="alignleft" width="240"] Termindetailfenster mit neuen Erinnerungsstatusfeldern.[/caption] Für jeden Termin kann nun auch im nachhinein der Erinnerungstatus eingesehen und verändert werden. Hierfür existieren im Detailfenster eines Termins die beiden Optionen "Erinnerungs-SMS" und "Erinnerungs-Mail". An der gleichen Stelle kann auch eingesehen werden, ob und wann die Mail oder SMS versendet wurde.

Tagesaufgaben in der Tagesansicht

In der Tagesansicht ist es nun einfacher Aufgaben anzulegen und zu bearbeiten. Der Button "Aufgabe anlegen" ist gut sichtbar obenrechts zu sehen. Die Aufgaben selbst werden oben übersichtlich und mit viel Platz angezeigt. Gleichzeitig kann dort wie gewohnt kommentiert werden und Aufgaben können auf "gelöst" gestellt werden.

Onlinebuchung

Wir haben unsere Onlinebuchungseinstellungen neu zentralisiert. Alle relevanten Einstellungen befinden sich nun im Punkt "Buchungsprozess".

Neue Terminverfügbarkeitsoptionen

Neben dem beliebten "bündig"-buchen Modus gibt es zwei neue Modus: Für jeden Tag wird dann nur der frühstmögliche Termin angeboten, oder auch der spätmöglichste. Dies ermöglicht die natürliche Koordination der Terminfolge ohne manuellen Eingriff in die Agenda.

News auf Ihrer Webseite

Neuigkeiten von Ihrem Geschäft werden nun nicht nur in Ihrer App, sondern auch in Ihrem Buchungsprozess angezeigt. Halten Sie Ihre Kunden mit aktuellen Angeboten, Bildern und Links auf dem Laufenden.

Wiederholung der letzten Buchung

[caption id="attachment_1091" align="alignright" width="300"] Kunden können die letzte Buchung wiederholen[/caption] Ihre Kunden können nun den zweiten Termin noch einfacher buchen. Das System erkennt den Kunden automatisch wieder und bietet die Buchung der gleichen Leistungen an. Dadurch können Ihre Kunden schneller den zweiten Termin buchen und müssen nicht zuerst die letzten Leistungen erneut heraussuchen.

Mehrsprachigkeit für Ihre Kunden

Neben dem Kalender ist nun auch unser Buchungsbereich in englisch nutzbar. Geben Sie somit Ihren Kunden die Möglichkeit Ihre Buchung auch auf englisch zu tätigen. Weitere Sprachen erwünscht oder wollen Sie uns unterstützen? Melden Sie sich bei uns.

Dienstplan

Im Dienstplan haben wir zwei wesentliche Änderungen: Neue planbare Zeitspannen und Dienstplanung mittels Vorlagen für komplette Teams.  

Pausen und Ereignisse

[caption id="attachment_1092" align="alignright" width="300"] Arbeitszeiten, Pausen und Ereignisse nun einfach und bequem im Dienstplan konfigurieren[/caption] Neben Arbeitszeiten können nun auch Pausen und sonstige Eregnisse koordiniert werden. Pausen werden von der Arbeitszeitenkalkulation abgezogen und auch visuell hervorgehoben. Halbtagsschulungen oder Versammlungen können nun auch eingestellt werden.

Teamwochenplanung

[caption id="attachment_1093" align="alignleft" width="300"] Vorlagen für mehrere Mitarbeiter nun aus dem Dienstplan heraus erstellen und neu laden.[/caption] Dienstplanung kann nun auch für mehrere Mitarbeiter durchgeführt werden. Hierfür können Sie im Dienstplan für alle oder einen Teil der Mitarbeiter eine Arbeitszeitenvorlage laden. Dadurch kann Zeit gespart werden, da nicht mehr für jeden Mitarbeiter individuell der Wochenplan ausgesucht werdenmuss.

Urlaubsanfragemodus

Falls Sie es wünschen, können Sie als Inhaber sich über neue Urlaubseintragungen informieren lassen und auch einen Bestätigungsprozess integrieren: Urlaube müssen dann zuerst von Ihnen akzeptiert werden. Sie erhalten bequem eine Nachricht in Ihrem Postfach.

Kundenkartei

In der Kundenkartei haben wir neue zusätzliche Feldtypen: Bilder und Dokumente ermöglichen es für jeden Kunden individuelle Bilder hochzuladen oder auch Dokumente wie PDF's anzuhängen. Dies ermöglicht zum Beispiel die integrierte Verwaltung von Verträgen, aber kann auch zur Protokollierung von Veränderungen verwendet werden. Neue E-Mail-Platzhalter erlauben das getrennte Einfügen des Termin-Tages und auch der Termindauer. Weiterhin haben wir hier viele Fehler behoben, die im Zusammenhang mit der erlaubten Sichtbarkeit der Terminlänge und Terminanfang zum Kunden hin betrifft. Das neue Nachrichtendesign soll den Überblick der ausgehenden Nachrichten vereinfachen.

Sonstige Änderungen

[caption id="attachment_1094" align="alignright" width="300"] Rechnungsadresse, bezahlte Rechnungen und Vertrag im Überblick.[/caption] Neben unzähligen Fehlerbehebungen, Vereinfachungen und Optimierungen haben wir nun auch Ihr zeitfest-Konto selbst digitalisiert. Unter den globalen Einstellung können Sie Ihren aktuellen Vertrag einsehen und können auch Ihre bereits bezahlten Rechnungen als PDF herunterladen.