25. Mai. 2018 | von Christopher Rudolf
Seit heute ist es soweit. Die neuen Datenschutzrichtlinien greifen! Noch weiß keiner genau, was passiert: Ob Massen-Abmahnungen wegen der Verwendung von Webfonts, Facebook-Pixel oder unerlaubter Verwendung von CDN's oder auf Grund von nicht nachgekommener Informations- und Auskunftspflichten stattfinden - keiner weiß es, wie ernst es die Abmahnungsbüros am Ende meinen. Wir haben uns aber entschlossen auf Nummer sicher zu gehen und Ihnen alle Tools zu geben, damit Sie die wichtigen gesetzlichen Erfordernisse im Alltag erfüllen, ohne versehentlich etwas aus den Augen zu verlieren. Es steht Ihnen frei diese Tools zu nutzen, wir würden es Ihnen aber gern ans Herz legen!
Wenn Sie für einen Kunden einen Termin im Kalender eintragen, informieren Sie Ihn, dass Sie die Daten digital speichern! Sie können dies am Besten per E-Mail tun, indem Sie auf die Kundenkartei klicken und oben rechts "Informationspflicht" anwählen. Sie erkennen, ob Sie das bereits getan haben daran, ob oben noch das Fähnchen erscheint. Oder Sie schauen unter "Optionen" nach: Dort sehen Sie wann und wer die Informationspflicht ggf. auch mündlich durchgeführt hat.
Sie sind verpflichtet dieser Auskunftsfplicht nachzukommen! Das ist aber nicht immer ganz so einfach. Für diesen Fall können Sie oder die Mitarbeiter zunächst die Auskunft protokollieren: Öffnen der Kundenkartei und oben rechts unter Optionen "Datenauskunft anfordern" anwählen. Daraufhin haben Sie einen Eintrag in den Datenschutz-Anfragen im Bereich "Einstellungen". Hier können Sie mit dem Download Link ein PDF der Daten des Kunden herunterladen. Haben Sie vielleicht noch ein Fremdsystem? Mailchimp oder Ähnliches? Dann dort ebenfalls die Daten sammeln, ausdrucken oder per E-Mail den Kunden zu kommen lassen. Erst wenn der Empfang bestätigt wurde, sollten Sie hier den Status auf "Fertig" setzen.
Auch hier müssen Sie den Löschwunsch nachkommen. Indem Sie oben rechts "Datenlöschung anfordern" auswählen, passiert das gleiche wie bei der Auskunft: Neuer Punkt in den Datenschutz-Anfragen. Sie können dann alle Löschungen in Drittsystem durchführen und anschließend den Status auf "Fertig" setzen. Sobald der Statuswechsel erledigt ist, sind alle Daten des Kunden im Belbo gelöscht. Übrigens können Ihre Kunden diese Anfragen auch online selbst durchführen. Sie werden in diesem Fall auch an Ihre Datenschutz-E-Mail-Adresse benachrichtigt.
Das war's. Für's erste! Was sich für Sie im Bereich der Marketingfunktionen ändert erfahren Sie demnächst!
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