16. Mai. 2017 | von Anna-Lena Lewerenz

Wir fragen nach: Was macht man eigentlich so bei Belbo, wenn man ein Praktikum absolviert? Natürlich den spannenden Fragen nachgehen, wie Dienstleistern geholfen werden kann noch effizienter zu arbeiten. Dafür hat sich Janko damit beschäftigt, wie die Personaleinsatzplanung für Unternehmen vereinfacht werden kann, die viele Teilzeitangestellte koordinieren müssen. 

 Belbo: Hallo Janko, du hast im Rahmen deiner IT-Ausbildung ein Praktikum bei uns gemacht. Wir hoffen es hat dir viel Spaß gemacht?

 Janko: Hat es! Es gab viel Neues für mich zu lernen und ich konnte meine Fähigkeiten direkt in die Praxis bringen. Nach den eher allgemein gehaltenen Projekten in der schulischen Ausbildung war es erfrischend mit spezielleren aktuellen Technologien wie den Facebook-Messenger-Schnittstellen und Android zu arbeiten.

 Belbo: Erzähl uns etwas über dein Projekt!

 Janko: In meinem IHK-Abschlussprojekt habe ich mich der Aufgabe angenommen eine lokal verwendbare Android-App zur Personaleinsatzplanung zu entwickeln. Als Ersatz für eine Planung mit Stift und Papier gedacht, hat man diese App überall auf seinem Android-Device dabei und kann jederzeit die Schicht- beziehungsweise Arbeitsplatzeinteilungen seiner Mitarbeiter sehen und bearbeiten und den erstellten Wochenschichtplan sofort per E-Mail versenden. Durch das Team habe ich dabei viele gute Tipps zur Usability erhalten und auch einiges im Bereich des Nutzeroberflächendesigns gelernt.

Garantiert nicht gestellte Szene während der Arbeit.

 Belbo: Wie hast du das Projekt entwickelt?

 Janko: Zuerst musste natürlich festgestellt werden, was genau gebraucht wird: Eine Datenbank als Grundlage, Funktionen, die mit dieser Datenbank arbeiten und eine Benutzeroberfläche, um diese Programmfunktionen zu bedienen. Während der Entwicklung sollte die App konstant in einem lauffähigen Zustand sein, so dass sie jederzeit getestet werden konnte.

Nach ein paar Tagen war der erste Prototyp fertig und fiel im Test mit dem Team natürlich prompt durch: Zwar funktionierte die Datenbank einwandfrei, aber die Nutzeroberfläche war designtechnisch eine Katastrophe. Alles halb so schlimm, schließlich gehört Weiterentwicklung zum Plan. In einem Brainstorming beim Frühstück brachten alle Vorschläge ein, wie die UI zukünftig aussehen könnte und ich erhielt wertvolle Tipps zum Design („Mit Rand ist alles schöner!“).

Im nächsten Programmierdurchlauf konzentrierte ich mich also auf die Oberfläche und den Arbeitsfluss in der App: anstelle eines tristen Menüs als Startbildschirm, in dem man sich erst mühsam zu den gewünschten Funktionen hangeln musste, startet die App jetzt direkt in der Wochenansicht zur Dienstplanung mit schnellen Verbindungen zur Mitarbeiterliste. Einige Screens der Benutzeroberfläche wurden zusammengefasst und anhand der Konzeptzeichnungen aus dem Meeting eine Menge am Layout verbessert. Das Ganze gestaltete sich aufwändiger als gedacht, aber ich habe in der Zeit viel über die Eigenheiten des Android-SDK im Hinblick auf die Benutzeroberfläche gelernt.

Die folgenden Testläufe verliefen erfolgreicher: die umgesetzte Oberfläche entsprach insgesamt den Erwartungen, jedoch gab es noch einiges an Kleinigkeiten, die verbessert werden konnten und Features wie der Mailversand fehlten noch. In der nächsten Programmierphase kümmerte ich mich also in ständiger Rücksprache mit dem Team um die angesprochenen Details, den E-Mail-Versand sowie um Komfortfunktionen, wie die direkte Auswahl einer Woche zur Ansicht (Wer will schon wochenweise scrollen, wenn er die Schichteinteilung des letzten Sommers sehen will?). Diese letzten Features wurden in vielen kleinen Schritten mit ständigen Tests und Rücksprachen implementiert.

 Belbo: Was hat dir am meisten Spaß gemacht?

 Janko: Es ist schwer, direkt einen einzelnen Punkt zu benennen, denn letztendlich läuft es darauf hinaus, dass es mir Spaß macht Herausforderungen zu meistern, auch wenn der Weg dorthin manchmal etwas frustrierend ist. Die größten Herausforderungen in diesem Projekt waren wohl die Wochenansicht und das Modul zur Dienstzuteilung.

Die Wochenansicht hat Spaß gemacht weil mir ganz einfach das Ergebnis sehr gefällt. Sie ist eine gelungene Umsetzung eines tollen Designkonzepts, das im UI-Brainstorming entstanden ist und hat mich einiges an Nerven gekostet.

Bei dem Modul für die Mitarbeiterzuweisung liegt die Schönheit für mich unter der Oberfläche. Zwar ist diese ebenfalls ansehnlich, doch die Geschäftslogik zur Umsetzung der der Filter und zur Speicherung von Änderungen in der Datenbank war anspruchsvoller als in anderen Teilen der App, Dementsprechend größer war natürlich auch die Freude, diese Parts erfolgreich umgesetzt zu haben.

 Belbo: Würdest du deine App selber nutzen?

Screenshot der App.

 Janko: Natürlich würde ich das – wenn ich denn in die Verlegenheit käme Dienstpläne erstellen zu müssen. Für mich als Entwickler der App erscheint der Bedienfluss absolut ergonomisch und die App ist (nach dem ersten Prototyp) sehr übersichtlich gestaltet. Die „Klickwege“ also die Anzahl der Klicks zwischen den unterschiedlichen Teilen der Apps sind angenehm kurz und nicht mit unnötigen Funktionen überladen, die kaum oder nie zur Verwendung kommen. Und sollte ich eine solche Funktion doch einmal benötigen, könnte ich sie mir natürlich selbst in die App einpflegen ;).

 Belbo: Was denkst du, ist die größte Schwierigkeit für Dienstleister im Bereich der Dienstplanung?

 Janko: Diese App aus dem Play-Store herunterzuladen! Nein, ich denke die größte Herausforderung in der Dienstplanung ist es auf wirklich kurzfristige Änderungen zu reagieren, zum Beispiel wenn ein stark eingeplanter Mitarbeiter sich plötzlich verletzt und dadurch ein paar Wochen ausfällt. In einem solchen Fall muss der Chef natürlich schnell reagieren können und Planungsänderungen vornehmen, die sich dann wieder auf die spätere Planung auswirken. Dann müssen kurzfristig die betroffenen Mitarbeiter informiert werden und so weiter. Ich denke, dass sich diese App auch in solchen Fällen als praktisch erweisen wird, schon allein dadurch, dass sie (hoffentlich) alle notwendigen Daten an einer Stelle vereint.

 Belbo: Was stellst du dir für die Zukunft der App vor?

 Janko: Im Laufe der Entwicklung und der immerwährenden Tests sind natürlich einige Ideen entstanden, was man noch besser machen und welche Funktionen man noch in die App einbauen könnte. Zum Beispiel bestand von Anfang an der Gedanke, diese App mit der Belbo-Infrastruktur zu verbinden. Das Eintragen von Verfügbarkeiten und Schichten könnte mit weiteren Komfortfunktionen wie wöchentlichen oder monatlichen Wiederholungen vereinfacht werden und eine Eintragung des Urlaubs des Mitarbeiters ist bisher auch nicht vorgesehen. Die App beachtet bisher keine Feiertage und keine maximale Wochenarbeitszeit und so weiter und so weiter.

Diese Ideen konnten im Projektzeitraum nicht realisiert werden und viele Erweiterungen würden dann ihrerseits neue Ansatzpunkte für Ergänzungen bieten. Allerdings sollte bei der Weiterentwicklung abgewägt werden, was seinen Weg in die App finden soll, denn wenn einfach jede sinnvolle Zusatzfunktion in die App integriert würde, wäre sie bald nicht mehr das einfache, schlanke Tool das sie ist – und komplexe Alleskönner die den Nutzer mit ihrer Fülle an Funktionen erschlagen gibt es genug.

Belbo: Vielen Dank, Janko! Wir finden: Das war eine Spitzenleistung!

Die App wird in Kürze für Android verfügbar sein.