25. Mai. 2018 | von Christopher Rudolf

Vanaf vandaag is het zover. De nieuwe privacyrichtlijnen gaan in!
Tot nu toe weet niemand precies wat er gaat gebeuren: Of er massale afmaningen plaatsvinden vanwege het gebruik van webfonten, Facebook-pixel of ongeoorloofd gebruik van CDN's of vanwege niet nagekomen informatie- en inlichtingsplichten - niemand weet hoe serieus de afmaningskantoren het uiteindelijk menen. Wij hebben echter besloten voorzichtig te zijn en u alle tools te geven zodat u aan de belangrijke wettelijke vereisten in het dagelijks leven kunt voldoen, zonder per ongeluk iets uit het oog te verliezen. U kunt deze tools vrijelijk gebruiken, maar wij willen u deze graag aanraden!

Wij leggen uit wat u dagelijks moet opmerken!

1. Informatieplicht bij afsprakinvoer

Wanneer u een afspraak voor een klant in de agenda invoert, informeert u deze dat u de gegevens digitaal opslaat! U kunt dit het beste per e-mail doen door op het klantendossier te klikken en rechtsboven "Informatieplicht" te selecteren. U kunt zien of u dit al heeft gedaan door te controleren of de vlag hierboven nog verschijnt. Of u kijkt onder "Opties": daar ziet u wanneer en wie de informatieplicht eventueel ook mondeling heeft uitgevoerd.

2. Klant in het bedrijf vraagt naar zijn gegevens!

U bent verplicht aan deze inlichtingsplicht na te komen! Dat is niet altijd even makkelijk. In dit geval kunt u of de medewerkers de inlichtingspflicht eerst vastleggen: open het klantendossier en selecteer rechtsboven onder Opties "Gegevensverzoek indienen". Vervolgens heeft u een invoer in de Privacyverzoeken in het gedeelte "Instellingen". Hier kunt u via de downloadlink een PDF met de gegevens van de klant downloaden. Heeft u misschien nog een derdepartijsysteem? Mailchimp of iets dergelijks? Download dan ook daar de gegevens, print ze uit of stuur ze per e-mail naar de klant.
Pas wanneer de ontvangst is bevestigd, moet u hier de status op "Gereed" zetten.

3. Klant in het bedrijf wil zijn gegevens laten verwijderen!

Ook hier moet u het verzoek tot verwijdering nakomen. Door rechtsboven "Verzoek tot gegevensverwijdering indienen" te selecteren, gebeurt hetzelfde als bij de inlichting: nieuw punt in de Privacyverzoeken. U kunt dan alle verwijderingen in derdepartijsystemen uitvoeren en vervolgens de status op "Gereed" zetten. Zodra de statuswijziging is voltooid, worden alle gegevens van de klant in Belbo verwijderd. Trouwens, uw klanten kunnen deze verzoeken ook online zelf indienen. U wordt in dat geval ook op uw privacyemailadres geïnformeerd.

Dat is alles. Voor nu! Wat er voor u verandert op het gebied van marketingfuncties, hoort u binnenkort!