18. August. 2012 | von Christopher Rudolf

Friedrichstraße Ecke Albrechtstraße – een van de toplocaties van Berlijn. Hier heeft Matthias Jahn zich gevestigd met zijn stylingzalon Catwalk–Hairfashion.

Sindsdien staat de deur niet meer stil. Beroemdheden, politici, fashionista's, studenten, eigenzinnigen, individualisten en Jantje Modaal geven elkaar de deurklink in handen. Wie zoveel te doen heeft, heeft een afsprakenplanning nodig met duidelijke structuur en gemakkelijk gebruik. Een kort gesprek met de chef persoonlijk:

zeitfest: Wat waren jullie eerste gedachten toen we jullie zeitfest hebben voorgesteld?
Matthias: Ik dacht dat dit precies is wat ik al lang zocht en niemand mij kon bieden.

zeitfest: Nu hebben jullie zeitfest al 3 maanden lang elke dag in het bedrijf gebruikt. Dat liep zeker niet altijd vlekkeloos. Missen jullie het om in een papieren agenda te krabbelen terwijl er aan de kassa wordt afgerekend?
Matthias: Er gingen inderdaad dingen mis, maar puur menselijke fouten van onze kant. Het gebeurde gewoon dat afspraken werden verwijderd omdat de klantgegevens niet nauwkeurig genoeg waren ingevuld. Een verklikking bij het invoeren en alles weg. Het is ook al voorgekomen dat we klanten met dezelfde naam hebben en de ene zegde af en we hebben helaas de verkeerde verwijderd. Maar dat ligt niet aan het systeem, maar aan de mens, zoals bijna altijd. Het krabbelen in de kalender missen we echter helemaal niet. Een duidelijk nee.

zeitfest: In de papieren agenda gebruikten jullie tippex, op de computer kunnen afspraken met een dubbelklik worden verplaatst. Wat gaat sneller?
Matthias: Eh.. momenteel nog TipEx, maar alleen omdat afspraken niet over meerdere dagen kunnen worden verplaatst. Omdat we hier zo'n klein scherm hebben, heb je maar twee dagen op het scherm en je kunt de afspraak niet over dagen verplaatsen. Dat loopt nog een beetje stroef.

zeitfest: Hoe lang was de inwerktijd? Kwamen alle medewerkers er snel mee overweg?
Matthias: Ongeveer 1,5 weken, nu zijn ze allemaal heel zeker en bedreven, het gaat allemaal heel snel.

zeitfest: Waren er kritiekpunten of bezorgdheden van de kant van de medewerkers?
Matthias: Eigenlijk niet. In het begin waren er natuurlijk wat problemen met de software of opstartmoeilijkheden. Verborgen functies die je pas na verloop van tijd allemaal hebt gevonden, dat zeker, maar verder waren ze er erg voor open.

zeitfest: Tot nu toe hebben jullie de online boeking nog niet geactiveerd en gebruiken jullie zeitfest alleen als digitale agenda en rooster. Is dat alleen al het geld waard?
Matthias: Dat alleen al zeker. Omdat het gewoon erg overzichtelijk is, vooral handgeschreven namen zijn gewoon soms erg moeilijk te ontcijferen, zodat klanten met verkeerde namen werden aangesproken. Dat is nu veel beter en komt niet meer voor. Het is gewoon overzichtelijker en ja, het loont zich totaal.

zeitfest: Wat verwachten jullie als jullie de online boeking op jullie website activeren en jullie eigen iPhone en Android app klaar zijn?
Matthias: Ik denk dat dat goed gaat worden. Veel klanten zijn er erg erg geïnteresseerd in. Vooral omdat ze buiten de openingsuren afspraken kunnen boeken. Voor ons is het natuurlijk ook een grote ontlasting dat we niet meer zo vaak naar de telefoon hoeven gaan. Dat scheelt soms wel 3-4 uur zuivere telefoontijd per dag. Daarvoor heb ik al een receptionist in dienst genomen.

zeitfest: Gebruiken de medewerkers eigenlijk ook wel eens de agendaoptie van thuis uit? Je kunt je immers van overal aanmelden.
Matthias: Nee, helemaal niet. Tot nu toe nog niet, omdat ik de gegevens nog niet aan hen heb gegeven. Ikzelf gebruik het erg veel. Met de medewerkers heb ik erover nog niet gesproken, ik denk dat ze het adres nog niet eens kennen [lacht]. Misschien halen we dat nog in.

zeitfest: Alles bij elkaar genomen. Zouden jullie zeitfest aanbevelen?
Matthias: Ja, dat heb ik ook al gedaan. Hoe was de reactie? Goed en erg geïnteresseerd, maar geen internetverbinding beschikbaar. Nou, dat kun je veranderen [lacht].

zeitfest: Dat was het al. Hartelijk dank voor je tijd!