Op 1 september 2023 zal de nieuwe privacyverordening van kracht worden.

Deze verordening bevat bepalingen voor de bescherming van natuurlijke personen bij de verwerking van persoonsgegevens en voor het vrije verkeer van dergelijke gegevens.

Wij geven u belangrijke aanwijzingen met betrekking tot het gebruik van Belbo Software en informatie over de maatregelen en aanpassingen die wij hebben getroffen. Houd alstublieft rekening met het feit dat u zich uitvoerig moet informeren over de mogelijke gevolgen van de nieuwe privacyverordening voor uw bedrijf. Gedetailleerde informatie vindt u bij de Nieuwe privacywet (revDSG).

Belbo-maatregelen:

Verwerking van uw gegevens door Belbo

Het bedrijf Belbo Business Software GmbH verwerkt de gegevens van haar klanten. Dit zijn gebruikers van de administratie- en kassasoftware. In de accountinstellingen van uw agenda vindt u binnenkort de bijgewerkte gegevensverwerkingsovereenkomst, waarvoor u elektronisch toestemming kunt geven.

Gegevensopvraging door eindklanten

1. Elke klant krijgt de mogelijkheid om met zijn e-mailadres of mobiele nummer alle gegevens te downloaden die over hem zijn opgeslagen. Dit omvat naast naam- en contactgegevens ook afbeeldingen, geüploade documenten en notitievelden. Het formulier voor het downloaden van gegevens is beschikbaar via de website https://belbo.com en in de onlineboeking.
2. Als een klant een verzoek voor gegevensopenbaarmaking indient, ontvangt u een melding op het e-mailadres van uw locatie.
3. Als de klant noch een e-mailadres noch een mobiel nummer heeft ingevoerd en hij zijn gegevens bij u persoonlijk wil opvragen, kunt u met toestemming van de klant een mobiel nummer of e-mailadres invoeren. De klant kan dan via de website een gegevensopvraging doen. Als de klant noch een e-mailadres noch een mobiel nummer wil verstrekken, kunt u de gegevens ook in Belbo-agenda via de klantenkaart afdrukken en aan de klant geven.
4. De klant ontvangt een ZIP-bestand met alle opgeslagen gegevens. Het is belangrijk dat ook aanvullend aangemaakte velden worden opgehaald en dat de klant toegang krijgt tot alle gegevens die bij zijn klantenprofiel horen.

   Uitzondering: U kunt aanvullende velden markeren als "Bedrijfsgeheim". Dit mag alleen informatie bevatten die de klant niet duidelijk identificeert en prestatiegerelateerd is. Voorbeelden hiervan zijn: kleurformules (kapper), machineconfiguaties (cosmetica), stroomsterktes (EMS-sport).
   In de export worden deze velden vermeld, maar hun inhoud wordt niet weergegeven.

5. Als u wilt, kunt u de directe gegevensopvraging door uw klanten ook uitschakelen. In dit geval kunnen klanten in de onlineboeking via een formulier hun wens tot gegevensopvraging uitdrukken. U bent echter zelf verantwoordelijk voor de nakoming van dit verzoek. Let alstublieft op de wettelijk voorgeschreven verwerkingstermijn om juridische gevolgen te voorkomen.

Volledige verwijdering van klantgegevens

1. Een belangrijk onderdeel van de privacyregeling is de mogelijkheid voor de klant om zijn eigen gegevens volledig te laten verwijderen. Dit kan elke klant met eigen toegang zelf doen in de onlineboeking.
2. Ook als klanten u als dienstverlener verzoeken hun klantgegevens te verwijderen, hebt u in het betreffende klantendossier de mogelijkheid een privacyconforme verwijdering uit te voeren.
3. Als het kassasysteem wordt gebruikt, worden de gegevens echter nog steeds opgeslagen in belastingrelevante exporten. Aanvullende informatie die niet belastingrelevant is, zoals geboortedatum en klantenopmerkingen, worden echter permanent verwijderd.
4. Als u wilt, kunt u de directe verwijdering door uw klanten ook uitschakelen. In dit geval kunnen klanten in de onlineboeking via een formulier hun wens tot gegevensverwijdering uitdrukken. U bent echter zelf verantwoordelijk voor de nakoming van dit verzoek. Let alstublieft op de wettelijk voorgeschreven verwerkingstermijn om juridische gevolgen te voorkomen.

Toestemming voor het verzenden van marketingberichten

1. Zolang de klant niet heeft ingestemd met verwerking voor marketingdoeleinden, ontvangt hij geen marketing-e-mails.
2. SMS-campagnes zullen in de toekomst niet langer wettelijk mogelijk zijn, omdat het zich afmelden via een link hier niet mogelijk is.

Wijzigingen voor online registratie

Registratie- en afspraakboekingsformulieren worden uitgebreid met 2 velden:

1. Een uitgebreid privacyveld wordt toegevoegd en moet zoals eerder bij registratie en afspraakboeking (zonder registratie) actief worden aangeklikt.
2. Een ander veld voor de ontvangst van marketingberichten wordt ingesteld. U kunt dit in principe uitschakelen als u niet van plan bent marketingberichten te versturen.

Informatie over gegevensverwerking

1. In de accountinstellingen van uw agenda kunt u aanvullende informatie over uw datastrategie invoeren. Als u bijvoorbeeld regelmatig exports van uw klantgegevens in derdesoftware importeert, moet u uw klanten hier op de hoogte stellen.
2. In het veld "Aanvulling op de privacyovereenkomst" kunt u uw eigen aanvullende informatie invoeren.

Wat gebeurt er met klanten die bezwaar maken tegen gegevensopslag?

In dit geval worden de gegevens verwijderd en zijn deze niet langer voor u bereikbaar en permanent verwijderd.

Uitzondering voor gebruikers van het Belbo-kassasysteem: Omdat de klant gegevens achterlaat die belastingrechtelijk moeten worden bewaard, worden de volgende gegevens niet verwijderd:

1. Geslacht, naam en voornaam van de klant, voor zover er een afspraak heeft plaatsgevonden of zal plaatsvinden.
2. Volledige afspraakhistorie en uitgevoerde diensten en uitvoerend personeelslid.

De onder punt (1) genoemde gegevens zijn echter niet langer voor u vindbaar, maar alleen door:

• expliciet te klikken in de agenda op een vorige afspraak
• afdrukken van de kassaafsluitstaat of maandafsluitstaat

Wat gebeurt er als ik onwettig marketingcampagnes uitvoer met oude klanten, waarvan ik geen schriftelijke toestemming heb?

Met de inwerkingtreding van de nieuwe privacywet worden juridische schendingen veel strenger bestraft dan tot dusver. Voor ernstige juridische schendingen worden boetes opgelegd.

Ik ben niet zeker of al mijn tot nu toe verzamelde marketingtoestemmingen voldoen aan de wettelijke voorwaarden. Hoe kan ik ervoor zorgen dat alle campagnes die na 01.09.2023 worden verzonden rechtmatig zijn?

In de GDPR-assistent hebt u de mogelijkheid om alle klanten met reeds ingeschakelde marketingtoestemming opnieuw aan te schrijven. In de schrijven hebben uw klanten de mogelijkheid om contactgegevens aan te passen of het verzenden van berichten met marketinginhoud tegen te gaan. Dit geeft u zekerheid dat alle toekomstige campagnes alleen naar klanten gaan die expliciet hebben ingestemd met ontvangst.

Ik heb een klantenstatus "onbetrouwbare klant" en leg opmerkingen in het notitieveld op om collega's op de hoogte te stellen over het gedrag van de klant. Kan de klant deze gegevens bij de opvraging zien?

Uw klanten kunnen bij de gegevensopvraging alle informatie zien die u over hen verzamelt. Als u in uw klantendossiers tot nu toe gegevens hebt ingevoerd die u van mening bent niet door de klant moeten worden ingezien, moet u deze verwijderen. Houd er alstublieft rekening mee dat uw klanten ook eerder al het recht hadden om hun eigen gegevens op te vragen.

Ik wil er zeker van zijn dat mijn medewerkers klantgegevens niet misbruiken.

In de Belbo-agenda hebt u de mogelijkheid om elke login verschillende rechten toe te kennen of in te trekken. Als u het recht "klantendatabase" intrekt, kunnen uw medewerkers wel afspraken invoeren en de namen van klanten van vandaag zien, maar kunnen zij niet toegang krijgen tot de volledige klantendatabase.
Meer over het toekennen van rechten vindt u hier.

Algemene aanwijzingen voor Belbo-gebruik door uw medewerkers:

Klantgegevens: In de Belbo-agenda hebt u de mogelijkheid om zelf klantenvelden aan te maken. Deze verschijnen vervolgens in elk klantendossier en kunnen met de gewenste gegevens worden ingevuld. Typische voorbeelden van klantenvelden zijn geboortedatum, adresgegevens of branchespecifieke gegevens zoals kleurformules (kapper), trainingsvoortgang (sportschool) of gebruikte productlijn (cosmetica). Houd alstublieft rekening met de bovengenoemde beginselen bij het aanmaken en invullen van deze velden. Dit omvat dat deze gegevens niet onder de verboden gegevens vallen. Dit omvat informatie zoals de etnische afkomst of seksuele geaardheid van de klant.
Bovendien mag u alleen gegevens als verplichte velden aanmerken die nodig zijn voor het verlenen van uw diensten.

Meer informatie over klantenvelden en verplichte velden vindt u in het hoofdstuk van het Belbo-handboek.

In uw bedrijf werken soms veel verschillende medewerkers met de Belbo-agenda. Zorg ervoor dat iedereen die in uw bedrijf toegang heeft tot klantgegevens ook bekend is met de regels van de privacyverordening. Om er zeker van te zijn dat uw medewerkers de gegevens van uw klanten gewetensvolle verwerken, kunt u hen een geheimhoudingsovereenkomst laten ondertekenen.

Verdere aanwijzingen:

Maak een lijst van bedrijven die de gegevens van uw klanten verder verwerken. Ook deze moeten in overeenstemming met de privacywet werken. Tot dergelijke bedrijven behoren bijvoorbeeld digitale contactdirectory's en e-maildiensten of het bedrijf Belbo Business Software GmbH.

Zorg ervoor dat u ook de gegevens van uw medewerkers regelgerecht gebruikt. Dit omvat bijvoorbeeld het gebruik van personeelsfoto's op uw website of in de onlineboeking, die alleen met toestemming van de betrokken medewerker mag plaatsvinden. Het is het beste om hier een toestemmingsverklaring voor te laten ondertekenen.

Tot slot

Wij beschermen uw gegevens en de gegevens van uw klanten zorgvuldig en in overeenstemming met de wet. Wij ondersteunen u ook met zinvolle technische maatregelen bij de implementatie van de wettelijke regelgeving. Onze maatregelen en aanwijzingen kunnen echter slechts een deel van uw bedrijfsprocessen in aanmerking nemen. Informeer uzelf alstublieft grondig over de nieuwe privacyverordening en zorg ervoor dat de gegevens van uw klanten en medewerkers in uw bedrijf correct worden verwerkt.