16. Januar. 2015 | von Christopher Rudolf

Während der Umfirmierung von der „zeitfest GmbH“ zur „Belbo Business Software GmbH“ ist rund um zeitfest soviel passiert, dass wir diese Veränderungen hier im Blog veröffentlichen. Wir wollen Sie auf dem Laufenden halten und unterscheiden zwischen „Neue Funktionen“, „Verbesserte Funktionen“, „Hinweise“ und „Fehlerbehebungen“.

Neue Funktionen

Anruftracking mit der Belbo-Box

Als wohl wichtigste Neuentwicklung gilt unser erstes Stück Hardware, welches Ihre Terminvereinbarung noch schneller und einfacher machen soll. Einmal im Salon oder Studio angeschlossen, übermittelt die Box alle eingehenden Anrufe an Ihren Kalender. Dies ermöglicht Ihnen neue eingehende Anrufe mit Ihrer Kundenkartei abzugleichen und somit dem Kunden ohne Nachzuschlagen schneller helfen zu können.

Ist eine anrufende Nummer in der Kundenkartei noch unbekannt, so können Sie den im Kalender erscheinenden Hinweis nutzen, um die Telefonnummer in einen Termin zu übertragen und sich somit das abtippen aus dem Display zu ersparen! Insbesondere hier tritt eine wahnsinnige Zeitersparnis und Reduzierung der Fehlerwahrscheinlichkeit ein.

Die Belbo-Box kostet einmalig 149,90 Euro inkl. Versand und zzgl. Mehrwertsteuer.

Besonderer Dank geht an Daniel Weber für das ausdauernde Testen, sowie das hervorragende Feedback!

Voraussetzung: Sie müssen in Ihrem Salon oder Studio Ihren Telefonanschluss über eine Fritz-Box verwalten. Falls Sie in Ihrem Salon oder Studio keine Fritz-Box verwenden, ist es möglich eine Fritz-Box zu kaufen und anzuschließen.

Bonuskarten

Ab sofort können Sie Ihr eigenes Bonusprogramm definieren und im Kalender verwalten. Somit bleibt alles an einem Platz. Derzeitig können Sie Stempel- und Umsatzkarten definieren, die dem Kunden zugeordnet werden können. Jeden Besuch können Sie dann in der Kundenkartei abstempeln und somit den Überblick behalten, wann der nächste Bonus für den Kunden ansteht.

Vertragsmanagement

Für Inhaber von Sportstudios haben wir ein Vertragsmanagement zu den Funktionen hinzugefügt. Jedem Kunden kann über diese Funktion ein Vertrag zugeordnet werden, der eine Laufzeit und eine Anzahl von Trainings hat. Nach jedem Training kann dann ein Training aus dem Vertrag abgestrichen werden oder bei Terminausfall auch ein Fehltermin notiert werden.

Mehrere zu buchende Personen pro Termin

Eigens für Salons mit Schnitt- und Farbspezialisten eignet sich diese Funktion, um dem Endkunden zu ermöglichen unterschiedliche Mitarbeiter in der Onlinebuchung auszuwählen. Über das Konzept der Buchungsgruppen können Sie definieren, für welche Produkte sich ein Kunde eigene Mitarbeiter aussuchen darf. Dies ermöglicht insbesondere Stammkunden die perfekte Online-Terminierung.

Terminfelder

Neben den Kundenfelder können nun auch Termin-spezifische Felder angelegt werden. Dies ist nützlich um nähere Informationen zu speichern, welche Behandlung oder welche Produkte in welcher Dosis angewendet wurden.

Verbesserte Funktionen

Text-Bearbeitungs-Werkzeug

Alle Text-Bearbeitungselemente wurden ausgetauscht in ein neues einfacheres Bearbeitsmodul. Mit diesem können Sie einfacher Texte und Links etablieren, die in Ihrer Onlinebuchung oder in Ihren E-Mail auftreten sollen. Der Bereich „Textplatzhalter“ enthält eine Liste der verwendbaren Platzhalter für den speziellen Text.

E-Mail-Funktion

Jedem Standort kann nun eine E-Mail-Adresse zugeordnet werden. Ist die Onlinebuchungsbenachrichtigungs-Option „Benachrichtigung an Standort senden“ aktiv, werden die E-Mails mit einer Antwort-Adresse des Standorts versendet. Somit können Inhaber von mehreren Salons die Kundenantworten direkt in den richtigen Standort zuordnen. In der E-Mail werden alle beteiligten Personen des Termins erwähnt.

Warteliste

Der Terminwunsch des Kunden wird nun inklusive ausgewählten Leistungen im Kalender angezeigt. Weiterhin erscheint nun die Gesamtanzahl der Terminwünsche im Kalender oben rechts.

Internationalisierung

Terminbestätigungen, Erinnerungen werden in der Sprache versendet, die Kunde bei der Registrierung verwendet hat, oder zuletzt umgeschaltet hat

Kundenprofile

Kunden können sich nun nach erfolgreicher Registrierung auch selbstständig wieder löschen. Dies geschieht im Profil-Reiter. Weiterhin ist es dort möglich seine E-Mail-Adresse zu ändern. Hierfür muss die neue E-Mail-Adresse erst hinzugefügt und bestätigt werden. Anschließend kann die neue E-Mail-Adresse als neue primäre E-Mail-Adresse ausgewählt werden.

Mitarbeiterprofile

Mitarbeiter können nun Ihre E-Mail-Adresse ändern. Hierfür muss sich der entsprechende Mitarbeiter einloggen und in sein Profil gehen. Dort kann er analog dem Kundenprofil eine neue E-Mail-Adresse hinterlegen und diese nach Bestätigung zu seiner neuen primären E-Mail-Adresse umwandeln. Weiterhin kann nun für jeden Mitarbeiter mit eigenem Login auch eine Festnetznummer hinterlegt werden.

Hinweis bei ungültiger Telefonnummer oder E-Mail-Adresse

Konnte eine Erinnerungs-SMS oder E-Mail nicht zugestellt werden, erhält der Mitarbeiter bei der nächsten Terminvereinbarung einen Hinweis mit dem Inhalt, dass diese Informationen nicht stimmen. Der Mitarbeiter hat dann direkt die Gelegenheit (da er ja gerade den Termin für den Kunden vereinbart) die Daten abzugleichen.

Zeitplanungsoption

Falls ein Mitarbeiter den vorherigen Zeitschritt ebenfalls ausführt, kann nun eine Zeitanpassung des aktuellen Schritts vorgenommen werden. Dies eignet sich zum Beispiel für Friseure genau dann, wenn beispielsweise eine Assistentin oder der Stylist die Farbe aufträgt und anschließend aber immer die Assistentin eine Kosmetikberatung durchführt. In diesem Fall kann die Assistentin deutlich schneller durchführen, wenn Sie bereits die Farbe bei der Kundin aufträgt.

Freitextnachricht bei Onlinebuchung

Es ist nun möglich die Freitextnachricht bei der Onlinebuchung zu sperren. Dies soll verhindern, dass Kunden unter Umständen terminspezifische Anforderungen hinzufügen, die diese selbst hätten durchführen können.

Neue Synchronisierungsoptionen zwischen Standorten

Neben den Leistungen und Onlinebuchungsprozessen können jetzt auch Abwesenheiten und E-Mail-Templates zwischen den Standorten synchronisiert werden.

Mitarbeiterreihenfolge in der Onlinebuchung

Bisher konnte die Mitarbeiterreihenfolge in der Onlinebuchung nicht extra angepasst werden. Jetzt kann diese unabhängig von der Kalenderreihenfolge definiert werden. Im Bereich „Onlinebuchung“ -> „Reihenfolge“ -> „Mitarbeiter“ können die online buchbaren Mitarbeiter frei verschoben werden.

Mitarbeiterrolle

Die Mitarbeiterrolle dient der Gruppierung von Mitarbeitern bezüglich Kompetenzen sowie Preisen. Wir haben diese Gruppierung um folgende Eigenschaften erweitert:

• Sammelrolle für ausgeschiedene Mitarbeiter. Ausgeschiedene Mitarbeiter werden nicht mehr für Terminverschiebungen angeboten und sind im Dienstplan standardmäßig ausgeblendet. Bei Bedarf kann der ausgeschiedene Mitarbeiter aber im Kalender aktiv eingeblendet werden.
• Farbe: Ein Mitarbeiter ohne Farbe „erbt“ nun die Farbe seiner Rolle. Dies minimiert den Konfigurationsaufwand für viele Mitarbeiter.
• Mitarbeiter unsichtbar: Mitarbeiter, einer Rolle werden im Buchungsprozess nicht angezeigt.

Strenger Standortmodus

Durch den neuen strengen Standortmodus, lässt sich nun explizit steuern, in welchen Geschäften ein Kunde Termine buchen darf. Nach der Aktivierung dieser Option, gibt es für jeden Kunden in der Kundenkartei eine neue Sektion für die zugeordneten Standorte.

Hinweise

• Im Dienstplan können Arbeitszeiten direkt aus der Wochenübersicht von einem Mitarbeiter auf einen anderen bzw. auf einen anderen Tag kopiert werden, in dem mit der Maus auf die Arbeitszeit geklickt und gedrückt gehalten wird und die Maus dann an den Zieltag bewegt und losgelassen wird.
• Die Marketinginstrumente wurden in das Hauptmenü der Kunden verschoben.
• Die News der iPhone-App sind in die Marketinginstrumente verschoben.
• Die Eigenschaften „E-Mail Fußzeile“, „Kunde muss AGB akzeptieren“, „Antwort E-Mail-Adresse“, „Freitext bei Buchung“, „Preishinweis“ sind nun Standort- und nicht mehr Account-spezifisch.
• Die Onlinebuchungsoptionen wurden restrukturiert, um schneller und einfacher die gesuchte Funktion auffindbar zu machen. Wir unterscheiden zwischen Optionen, die die Registrierung, den Terminrhythmus, das Terminangebot und Zeitlimits betreffen. Bitte beachten Sie, dass wir stetig an der Platzierung und der Benennung der Konfigurationsoptionen arbeiten, da wir die Komplexität der Konfigurationsvielfalt als zentrales Problem betrachten und wir permanent helfen wollen, bereits umgesetzte Funktionen schneller auffindbar zu machen.
• Sie erhalten, falls in der Konfiguration aktiv Benachrichtigungen über nicht zugestellte SMS und E-Mails.
• In den globalen Einstellungen können Sie den Status der Belbo-Lizenzen einsehen und ggf. konfigurieren.

Fehlerbehebungen

• Es wurde ein Fehler behoben, der bewirkte, dass keine lesbare Fehlermeldung erscheint, wenn ein Kunde ohne Registrierung einen Termin bucht und einen Eingabefehler erzeugt hat.
• Es wurde ein Fehler behoben, der bewirkte, dass der Kalender scheinbar ewig lädt, wenn keine Mitarbeiter zur Anzeige zur Verfügung stand.
• Es wurde ein Fehler behoben, der bewirkte, dass bei dem Bearbeiten eines Mitarbeiterprofils aus dem Kalender heraus der Kalender anschließend um einen Tag verschoben auf den vorherigen Tag sprang.
• Es wurde ein Fehler behoben, der bewirkte, dass bei der Übertragung von Dienstleistung aus einem Standort in den anderen unter Umständen Preise verschoben und nicht kopiert wurden.
• Es wurde ein Fehler behoben, der bewirkte, dass die Zeitplanung eines Produktes nicht bearbeitbar war, wenn dem Produkt noch keine Preise zugeordnet wurden.
• Es wurde ein Fehler behoben, der bewirkte, dass ein Mitarbeiter nicht von einem in den anderen Standort übertragen werden konnte.
• Es wurde eine Schwachstelle behoben, die ermöglichte von außen die Anzahl der bereits gebuchten Termine zu ermitteln.
• Es wurde ein Fehler behoben, der bewirkte, dass sich Aufgaben nicht auf einen anderen Tag verschieben ließen.
• Es wurde ein Performance-Problem behoben, welches bewirkte, dass die Onlinebuchung von vielen Produkten und der Option „Egal welcher Mitarbeiter“ besonders lange dauerte.
• Es wurde ein Performance-Problem behoben, welches bewirkte, dass der Dienstplan sehr langsam dargestellt wurde.
• Es wurde ein Fehler behoben, der bewirkte, dass sich nach der Auswahl einer Zeit im Terminassistent, der Kalender im Hintergrund weggesprungen ist.
• Es wurde ein Fehler behoben, der bewirkte, dass unter Umständen bei einer Mitarbeiter unabhängigen Buchung keine Preise im Termin erscheinen.
• Es wurde ein Fehler behoben, der bewirkte, dass für einen Mehrsprachigen Account nicht die richtige Buchungsbeschriftung in der iPhone-App ausgewählt wurde.
• Es wurde ein Fehler behoben, der bewirkte, dass keine Namen im Kalender angezeigt wurden, falls die Optionen „Vorname Nachname“ ausgewählt war.
• Es wurde ein Darstellungsfehler bei der Auswahl der Mitarbeiter behoben, durch den die Reihenfolge Rollen nicht mit der Reihenfolge in der Mitarbeiterrollentabelle entsprach.