16. Januar. 2015 | von Christopher Rudolf

Tijdens de bedrijfsrestructurering van "zeitfest GmbH" naar "Belbo Business Software GmbH" is er zoveel gebeurd rond zeitfest, dat we deze veranderingen hier in de blog publiceren. We willen u op de hoogte houden en onderscheiden tussen "Nieuwe functies", "Verbeterde functies", "Opmerkingen" en "Bugfixes".

Nieuwe functies

Gespreksregistratie met de Belbo-Box

Onze eerste hardware-ontwikkeling is waarschijnlijk de belangrijkste nieuwigheid, die uw afspraakvereinbaringsproces nog sneller en gemakkelijker moet maken. Eenmaal aangesloten in uw salon of studio stuurt de box alle inkomende oproepen naar uw agenda. Dit stelt u in staat om inkomende oproepen af te stemmen met uw klantenbestand en zo klanten sneller te helpen zonder na te slaan.

Als een belnummer in het klantenbestand nog onbekend is, kunt u de aanwijzing in de agenda gebruiken om het telefoonnummer naar een afspraak over te brengen en bespaart u uzelf het overtypen van het display. Met name hier ontstaat er een enorme tijdsbesparing en verlaging van de foutkans.

De Belbo-Box kost eenmalig 149,90 euro incl. verzending en excl. btw.

Speciale dank gaat naar Daniel Weber voor het uitgebreide testen en de uitstekende feedback!

Vereiste: U moet uw telefoonaansluiting in uw salon of studio via een Fritz-Box beheren. Als u geen Fritz-Box in uw salon of studio gebruikt, is het mogelijk een Fritz-Box te kopen en aan te sluiten.

Bonuskaarten

Met ingang van nu kunt u uw eigen bonusprogramma definiëren en in de agenda beheren. Alles blijft dus op één plaats. Momenteel kunt u stempel- en omzetkaarten definiëren, die aan klanten kunnen worden toegewezen. Bij elk bezoek kunt u vervolgens in het klantenbestand afstempelen en zo overzicht behouden over wanneer de volgende bonus voor de klant aanstaat.

Contractbeheer

Voor eigenaars van fitnessstudio's hebben we contractbeheer aan de functies toegevoegd. Elke klant kan via deze functie een contract worden toegewezen, dat een looptijd en aantal trainingen heeft. Na elke training kan vervolgens een training uit het contract worden afgestreept of in geval van afzegging kan ook een gemist afspraak worden genoteerd.

Meerdere personen per afspraak kunnen boeken

Deze functie is speciaal geschikt voor salons met kappers- en kleuringspecialisten, zodat eindklanten verschillende medewerkers in de onlineboeking kunnen selecteren. Via het concept van boeking-groepen kunt u definiëren voor welke producten een klant zelf medewerkers mag kiezen. Dit maakt vooral regelmatige klanten perfecte onlineafsprakevereniging mogelijk.

Afspraakvelden

Naast de klantvelden kunnen nu ook afspraak-specifieke velden worden aangelegd. Dit is nuttig om nadere informatie op te slaan, welke behandeling of welke producten in welke dosering zijn toegepast.

Verbeterde functies

Tekstbewerkingshulpmiddel

Alle tekstelementen zijn vervangen door een nieuwe, eenvoudiger bewerkingsmodule. Hiermee kunt u gemakkelijker teksten en links instellen die in uw onlineboeking of e-mails voorkomen. Het gedeelte "Tekstplaatsen" bevat een lijst van de bruikbare plaatsen voor de specifieke tekst.

E-mailfunctie

Aan elke locatie kan nu een e-mailadres worden toegewezen. Als de optie "Melding naar locatie verzenden" voor onlineboeking actief is, worden e-mails verzonden met een antwoordadres van de locatie. Eigenaars van meerdere salons kunnen zo klantantwoorden direct aan de juiste locatie toewijzen. In de e-mail worden alle betrokken personen van de afspraak vermeld.

Wachtlijst

De afspraakwens van de klant wordt nu inclusief geselecteerde services in de agenda weergegeven. Daarnaast wordt het totaalaantal afspraakwensen nu rechtsbovenin de agenda weergegeven.

Internationalisering

Afspraakbevestigingen en herinneringen worden verzonden in de taal die de klant bij registratie heeft gebruikt of laatst heeft omgeschakeld

Klantprofielen

Klanten kunnen zich nu na succesvolle registratie ook zelfstandig verwijderen. Dit gebeurt in het tabblad Profiel. Verder is het daar mogelijk om uw e-mailadres te wijzigen. Hiervoor moet het nieuwe e-mailadres eerst worden toegevoegd en bevestigd. Vervolgens kan het nieuwe e-mailadres als primaire e-mailadres worden geselecteerd.

Medewerkersprofielen

Medewerkers kunnen nu hun e-mailadres wijzigen. Hiervoor moet de desbetreffende medewerker inloggen en naar zijn profiel gaan. Daar kan hij op dezelfde manier als het klantenprofiel een nieuw e-mailadres registreren en dit na bevestiging omzetten in zijn nieuwe primaire e-mailadres. Daarnaast kan nu voor elke medewerker met eigen login ook een vast telefoonnummer worden geregistreerd.

Waarschuwing voor ongeldig telefoonnummer of e-mailadres

Als een herinnerings-sms of e-mail niet kon worden bezorgd, ontvangt de medewerker bij de volgende afspraakvereniging een waarschuwing met de inhoud dat deze informatie onjuist is. De medewerker heeft dan onmiddellijk de gelegenheid (omdat hij net de afspraak voor de klant regelt) om de gegevens af te stemmen.

Planningstijdoptie

Als een medewerker ook de vorige stap uitvoert, kan nu een tijdaanpassing van de huidige stap worden uitgevoerd. Dit is bijvoorbeeld geschikt voor kappers wanneer bijvoorbeeld een assistente of stylist de kleur aanbrengt en vervolgens altijd de assistente een schoonheidsadvies geeft. In dit geval kan de assistente veel sneller werken als zij al de kleur bij de klant aanbrengt.

Vrije tekstbericht bij onlineboeking

Het is nu mogelijk om het vrije tekstbericht bij onlineboeking te blokkeren. Dit moet voorkomen dat klanten mogelijk afspraak-specifieke vereisten toevoegen die zij zelf hadden kunnen uitvoeren.

Nieuwe synchronisatieopties tussen locaties

Naast diensten en onlineboekingsprocessen kunnen nu ook afwezigheden en e-mailsjablonen tussen locaties worden gesynchroniseerd.

Medewerkersvolgorde in onlineboeking

Tot nu toe kon de medewerkersvolgorde in de onlineboeking niet afzonderlijk worden aangepast. Nu kan dit onafhankelijk van de agendavolgorde worden bepaald. In het gedeelte "Onlineboeking" -> "Volgorde" -> "Medewerkers" kunnen de online boekbare medewerkers vrij worden verplaatst.

Medewerkerrollen

De medewerkerrollen dienen ter groepering van medewerkers naar competenties en prijzen. We hebben deze groepering uitgebreid met de volgende eigenschappen:

• Verzamelrol voor uitgetreden medewerkers. Uitgetreden medewerkers worden niet langer voor afspraaksverschuivingen aangeboden en zijn in het rooster standaard verborgen. Indien nodig kan de uitgetreden medewerker in de agenda actief zichtbaar worden gemaakt.
• Kleur: Een medewerker zonder kleur erft nu de kleur van zijn rol. Dit minimaliseert de configuratieinspanning voor veel medewerkers.
• Medewerker onzichtbaar: Medewerkers van een rol worden niet weergegeven in het boeking-proces.

Strikte locatiemodus

Door de nieuwe strikte locatiemodus kunt u nu expliciet bepalen in welke winkels een klant afspraken mag boeken. Na activering van deze optie is er voor elke klant in het klantenbestand een nieuw gedeelte voor de toegewezen locaties.

Opmerkingen

• In het rooster kunnen werktijden rechtstreeks uit het weekoverzicht van de ene medewerker naar een ander of naar een andere dag worden gekopieerd door met de muis op de werktijd te klikken en vast te houden en de muis vervolgens naar de doeldag te verplaatsen en los te laten.
• De marketingmiddelen zijn verplaatst naar het hoofdmenu van de klanten.
• Het nieuws van de iPhone-app is verplaatst naar de marketingmiddelen.
• De eigenschappen "E-mailvoettekst", "Klant moet voorwaarden accepteren", "Antwoord e-mailadres", "Vrije tekst bij boeking", "Prijsaanduiding" zijn nu specifiek voor locatie en niet meer voor account.
• De onlineboekingsopties zijn hergestructureerd om sneller en gemakkelijker de gezochte functie te vinden. We onderscheiden tussen opties die registratie, afspraakritme, afspraak-aanbod en tijdslimieten betreffen. Houd er rekening mee dat we voortdurend werken aan de plaatsing en naamgeving van de configuratieopties, omdat we de complexiteit van de configuratievariatie als centraal probleem beschouwen en permanent willen helpen al geïmplementeerde functies sneller terug te vinden.
• U ontvangt meldingen over niet-bezorgde sms'en en e-mails als deze in de configuratie actief zijn.
• In de globale instellingen kunt u de status van de Belbo-licenties bekijken en eventueel configureren.

Bugfixes

• Een fout is verholpen die ertoe leidde dat geen leesbaar foutbericht verscheen wanneer een klant zonder registratie een afspraak boekt en een invoerfout maakt.
• Een fout is verholpen die ertoe leidde dat de agenda schijnbaar eeuwig laadt wanneer geen medewerkers beschikbaar waren om weer te geven.
• Een fout is verholpen die ertoe leidde dat bij het bewerken van een medewerkerprofiel vanuit de agenda de agenda vervolgens een dag verschoven naar de vorige dag sprong.
• Een fout is verholpen die ertoe leidde dat bij overdracht van diensten van de ene locatie naar de andere onder bepaalde omstandigheden prijzen werden verschoven in plaats van gekopieerd.
• Een fout is verholpen die ertoe leidde dat de planning van een product niet bewerkbaar was als aan het product nog geen prijzen waren toegewezen.
• Een fout is verholpen die ertoe leidde dat een medewerker niet van de ene naar de andere locatie kon worden overgeplaatst.
• Een kwetsbaarheid is verholpen die het mogelijk maakte van buitenaf het aantal al geboekte afspraken te bepalen.
• Een fout is verholpen die ertoe leidde dat taken niet naar een andere dag konden worden verschoven.