29. März. 2018 | von Anna-Lena Lewerenz

Le 25 mai 2018, le nouveau règlement sur la protection des données entrera en vigueur et remplacera la directive européenne sur la protection des données.
Ce règlement contient des dispositions relatives à la protection des personnes physiques lors du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données.

Nous vous donnons des informations importantes concernant l'utilisation du logiciel Belbo ainsi que des informations sur les mesures et adaptations que nous avons prises. Veuillez noter que vous devez vous informer de manière exhaustive sur les effets possibles du nouveau règlement général sur la protection des données sur votre entreprise. Vous trouverez des informations détaillées auprès du Commissaire fédéral à la protection des données et à la sécurité de l'information (BfDI).

Mesures de Belbo :

Traitement de vos données par Belbo

L'entreprise Belbo Business Software GmbH traite les données de ses clients. Ce sont des utilisateurs du logiciel d'administration et de caisse. Dans les paramètres de compte de votre calendrier, vous trouverez bientôt le contrat de traitement des données à caractère personnel mis à jour, auquel vous pourrez consentir par voie électronique.

Interrogation des données par les clients finaux

1. Chaque client a la possibilité de télécharger avec son adresse e-mail ou son numéro de téléphone portable toutes les données qui sont stockées à son sujet (Art. 15 RGPD). Cela concerne non seulement les données de nom et de contact, mais aussi les images, les documents téléchargés et les champs de notes. Le formulaire de téléchargement des données sera accessible via le site web https://belbo.com et dans la réservation en ligne.
2. Si un client demande une demande d'accès aux données, vous recevrez une notification à l'adresse e-mail du site.
3. Si le client n'a pas enregistré d'adresse e-mail ni de numéro de téléphone et qu'il souhaite néanmoins récupérer ses données auprès de vous en personne, vous pouvez enregistrer un numéro de téléphone ou une adresse e-mail avec le consentement du client. Le client pourra alors effectuer une demande de données via le site web. Si le client ne souhaite fournir ni adresse e-mail ni numéro de téléphone, vous pouvez également imprimer les données dans le calendrier Belbo via la fiche client et les remettre au client.
4. Le client reçoit un fichier ZIP contenant toutes les données stockées. Il est important de noter que les champs supplémentaires créés sont également récupérés et que le client a accès à toutes les données qui appartiennent à son profil client.

   Exception : Vous pouvez marquer les champs supplémentaires comme « secrets commerciaux ». Ceux-ci ne doivent contenir que des informations qui n'identifient pas le client de manière unique et qui sont liées aux performances. Voici des exemples : formules de couleur (coiffeur), configurations de machines (cosmétique), intensités de courant (EMS-sport).
   Dans l'export, ces champs sont mentionnés, mais leur contenu n'est pas affiché.

5. Si vous le souhaitez, vous pouvez également désactiver la demande directe de données par vos clients. Dans ce cas, les clients peuvent exprimer le souhait d'une demande de données via un formulaire dans la réservation en ligne. Vous devez toutefois satisfaire à cette demande vous-même. Veuillez noter que vous devez absolument respecter le délai de traitement prescrit par la loi pour éviter les conséquences juridiques.

Suppression complète des données clients

1. Une partie importante de la réglementation sur la protection des données est la possibilité pour le client de faire supprimer complètement ses propres données. Tout client disposant d'un accès personnel peut le faire lui-même dans la réservation en ligne.
2. Même si les clients vous demandent en tant que prestataire de supprimer les données des clients, vous avez la possibilité de procéder à une suppression conforme au RGPD dans la fiche client respective.
3. Si le système de caisse est utilisé, les données resteront stockées dans les exports pertinents sur le plan fiscal. Cependant, les informations supplémentaires non pertinentes sur le plan fiscal, telles que la date de naissance et les notes des clients, seront supprimées définitivement.
4. Si vous le souhaitez, vous pouvez également désactiver la suppression directe par vos clients. Dans ce cas, les clients peuvent exprimer le souhait d'une suppression de données via un formulaire dans la réservation en ligne. Vous devez toutefois satisfaire à cette demande vous-même. Veuillez noter que vous devez absolument respecter le délai de traitement prescrit par la loi pour éviter les conséquences juridiques.

Autorisation de la capture de l'enregistrement des données

1. À partir du 25.05.2018, les entrées d'événements avec adresse e-mail déclenchent toujours un e-mail informant le client que ses données sont stockées numériquement. Le client a la possibilité de consentir à ce stockage et est informé qu'il peut s'y opposer à tout moment à l'avenir.
2. Le fait que les clients existants soient également notifiés lors du stockage de nouveaux événements à partir du 25.05.2018 est conforme à la base légale.
3. Tant que le client n'a pas consenti au stockage, il ne reçoit pas d'e-mails de rappel, de confirmation ou de marketing (supplémentaires).

Autorisation d'envoi de messages publicitaires

1. Si vous ne savez pas si tous les consentements marketing que vous avez collectés jusqu'à présent sont conformes aux dispositions légales, vous pouvez les demander à nouveau à l'aide de l'assistant de configuration dans votre calendrier Belbo. À partir du 25.05, les clients reçoivent les informations de stockage sujettes au consentement décrites ci-dessus.
2. À l'avenir, les campagnes SMS contiendront également un lien pour vous désabonner. Comme chaque SMS ne peut contenir que 160 caractères, cela signifie que vous aurez probablement environ 30 caractères de moins à disposition et que la campagne peut devenir correspondamment chère.
3. À l'avenir, les messages publicitaires ne seront possibles que par acceptation active du client : pour les clients sans adresse e-mail, aucune campagne SMS ne sera donc possible à l'avenir.
4. Pour les clients sans adresse e-mail, nous mettons à disposition à partir du 25.05 un formulaire qui doit être signé par le client. L'analyse peut être téléchargée dans le profil client respectif. Ce n'est qu'alors que le client peut recevoir des SMS publicitaires.

Modifications pour l'enregistrement en ligne

Les formulaires d'enregistrement et de réservation d'événements seront complétés par 2 champs :

1. Un champ de protection des données étendu sera ajouté et doit, comme auparavant, être activé lors de l'enregistrement et de la réservation d'événements (sans enregistrement).
2. Un autre champ pour la réception de messages publicitaires est établi. Vous pouvez généralement le désactiver si vous n'avez pas l'intention d'envoyer des messages publicitaires.

Informations sur le traitement des données

1. Dans les paramètres de compte de votre calendrier, vous pouvez entrer des informations supplémentaires sur votre stratégie de données. Si, par exemple, vous importez régulièrement des exports de vos données clients dans des logiciels tiers, vous devez en informer vos clients à cet endroit.
2. Dans le champ « Supplément à l'accord de protection des données », vous pouvez entrer vos propres informations supplémentaires.

Que se passe-t-il si des clients s'opposent au stockage des données ?

Dans ce cas, les données sont supprimées et ne sont plus accessibles pour vous et sont supprimées définitivement.

Exception pour les utilisateurs du système de caisse Belbo : Comme le client laisse des données qui doivent être conservées pour des raisons fiscales, les données suivantes ne sont pas supprimées :

1. Sexe, nom et prénom du client, à condition qu'un événement ait eu lieu ou soit censé avoir lieu.
2. Historique complet des événements et services fournis ainsi que l'employé responsable.

Cependant, les données mentionnées au point (1) ne seront plus trouvables pour vous, mais uniquement par :

• un clic explicite dans le calendrier sur un événement passé
• impression du relevé de caisse ou du relevé mensuel

Que se passe-t-il si j'effectue de manière illégale des campagnes de marketing auprès d'anciens clients dont je n'ai pas d'autorisation écrite ?

Avec l'entrée en vigueur du RGPD, les violations du droit seront punies beaucoup plus sévèrement qu'auparavant. Selon l'article 83 du RGPD, des amendes allant jusqu'à 4 % du chiffre d'affaires annuel d'une entreprise, ou 20 millions d'euros, sont autorisées, le montant le plus élevé s'appliquant.

Je ne suis pas sûr que tous les consentements de marketing que j'ai recueillis jusqu'à présent respectent les conditions légales. Comment puis-je m'assurer que toutes les campagnes envoyées après le 25.05.2018 sont conformes à la loi ?

Dans l'assistant RGPD, vous avez la possibilité de contacter à nouveau tous les clients ayant déjà activé l'autorisation marketing. Dans le courrier, vos clients ont la possibilité de mettre à jour les informations de contact ou d'interdire l'envoi de messages à caractère publicitaire. Ainsi, vous vous assurez que toutes les campagnes futures ne sont envoyées qu'à des clients qui ont explicitement consenti à leur réception.

J'ai un statut client « Client impunctuel » et j'enregistre des remarques sur le comportement du client dans le champ de notes pour informer mes collègues à ce sujet. Le client peut-il voir ces données lors de la demande ?

À l'avenir, vos clients peuvent voir toutes les informations que vous collectez sur eux lors d'une demande de données. Si vous avez enregistré dans vos fiches clients des données qui, à votre avis, ne devraient pas être consultées par le client, vous devez les supprimer. Veuillez noter que vos clients avaient déjà auparavant le droit de demander leurs propres données.

Je veux m'assurer que mes employés ne font pas un usage abusif des données des clients.

Dans le calendrier Belbo, vous avez la possibilité de donner ou de retirer différents droits à chaque connexion. Si vous retirez le droit « Base de données clients », vos employés peuvent entrer des événements et voir les noms des clients du jour, mais ne peuvent pas accéder à l'ensemble de la base de données clients.
Pour plus d'informations sur l'attribution des droits, cliquez ici.

Remarques générales sur l'utilisation de Belbo par vos employés :

Données des clients : Dans le calendrier Belbo, vous avez la possibilité de créer vous-même des champs de clients. Ceux-ci apparaissent ensuite dans chaque fiche client et peuvent être remplis avec les données souhaitées. Des exemples typiques de champs clients sont la date de naissance, les données d'adresse ou des données spécifiques au secteur comme les formules de couleur (coiffeur), la progression de l'entraînement (studio de fitness) ou la ligne de produits utilisée (cosmétique). Veuillez tenir compte des principes mentionnés ci-dessus lors de la création et du remplissage de ces champs. Cela inclut le fait que ces données ne doivent pas faire partie des données interdites en vertu de l'article 9, paragraphe 1 du RGPD. Cela inclut des informations telles que l'origine ethnique ou l'orientation sexuelle du client.
De plus, vous ne pouvez rendre obligatoires que les données nécessaires à la prestation de vos services.

Pour plus d'informations sur les champs clients et les champs obligatoires, consultez le chapitre du manuel Belbo.

Dans votre entreprise, de nombreux employés différents travaillent souvent avec le calendrier Belbo. Assurez-vous que quiconque dans votre entreprise a accès aux données des clients est également familiarisé avec les règles du règlement général sur la protection des données. Pour vous assurer que vos employés traitent les données de v