16. Mai. 2017 | von Anna-Lena Lewerenz

We vragen ons af: Wat doe je eigenlijk bij Belbo als je een stage doet? Natuurlijk om interessante vragen na te gaan, zoals hoe dienstverleners nog efficiënter kunnen werken. Daarvoor heeft Janko zich beziggehouden met de vraag hoe personeelsinzet planning voor bedrijven kan worden vereenvoudigd die veel deeltijdmedewerkers moeten coördineren.

Belbo: Hallo Janko, je hebt in het kader van je IT-opleiding een stage bij ons gedaan. We hopen dat je er veel plezier aan hebt gehad?

Janko: Dat klopt! Er was veel nieuws voor me om te leren en ik kon mijn vaardigheden direct in de praktijk toepassen. Na de meer algemeen gehouden projecten in de schoolopleiding was het verfrissend om met meer gespecialiseerde huidige technologieën zoals de Facebook-Messenger-interfaces en Android te werken.

Belbo: Vertel ons iets over je project!

Janko: In mijn IHK-afsluitproject heb ik de taak op me genomen om een lokaal bruikbare Android-app voor personeelsinzetplanning te ontwikkelen. Als vervanging voor planning met pen en papier bedoeld, kun je deze app overal op je Android-apparaat bij je hebben en kun je op elk moment de dienst- respectievelijk werkpleksindeling van je medewerkers zien en bewerken en het gemaakte weekendienstroster onmiddellijk per e-mail versturen. Door het team heb ik veel goede tips over bruikbaarheid gekregen en heb ik ook veel op het gebied van gebruikersinterfacedesign geleerd.

Gegarandeerd niet in scene gezet tijdens het werk.

Belbo: Hoe heb je het project ontwikkeld?

Janko: Eerst moest natuurlijk worden bepaald wat precies nodig is: een database als basis, functies die met deze database werken en een gebruikersinterface om deze programmafuncties te bedienen. Tijdens de ontwikkeling moest de app constant in een werkende staat zijn, zodat deze op elk moment kon worden getest.

Na een paar dagen was de eerste prototype klaar en faalde uiteraard onmiddellijk in de test met het team: hoewel de database perfect werkte, was de gebruikersinterface designtechnisch een ramp. Niet zo erg, tenslotte hoort verdere ontwikkeling bij het plan. In een brainstorming bij het ontbijt brachten allen suggesties in hoe de UI er in de toekomst uit zou kunnen zien en kreeg ik waardevolle tips voor het design („Met randen ziet alles er beter uit!").

In de volgende programmeerfase concentreerde ik me dus op de interface en de werkstroom in de app: in plaats van een saaie menu als startscherm waar je je moeizaam naar de gewenste functies moest vormen, start de app nu direct in de weekweergave voor dienplanning met snelle verbindingen naar de personeelslijst. Enkele schermen van de gebruikersinterface werden samengevoegd en aan de hand van de conceptschetsen uit de vergadering veel verbeterd in de lay-out. Het geheel bleek opslokker dan verwacht, maar ik heb in die tijd veel geleerd over de bijzonderheden van de Android-SDK met betrekking tot de gebruikersinterface.

De volgende testrondes waren succesvoller: de geïmplementeerde interface kwam over het algemeen overeen met de verwachtingen, maar er waren nog enkele details die verbeterd konden worden en functies zoals e-mailbericht ontbraken nog. In de volgende programmeerfase zorgde ik dus in voortdurend overleg met het team voor de genoemde details, de e-mailverzending en comfortfuncties, zoals de directe selectie van een week om te bekijken (wie wil er nou week voor week scrollen als je de diensteindeling van vorige zomer wilt zien?). Deze laatste functies werden in vele kleine stappen met voortdurende tests en overleg geïmplementeerd.

Belbo: Waar had je het meeste plezier in?

Janko: Het is moeilijk om direct een enkel punt te noemen, want uiteindelijk komt het erop neer dat ik plezier heb in het overwinnen van uitdagingen, ook al is de weg ernaartoe soms wat frustrerend. De grootste uitdagingen in dit project waren waarschijnlijk de weekweergave en de diensteloopmodule.

De weekweergave was leuk omdat ik het resultaat echt prachtig vind. Het is een geslaagde uitvoering van een mooi designconcept dat ontstaan is in de UI-brainstorm en het heeft me nogal wat zenuwen gekost.

Bij de module voor personeelstoewijzing ligt de schoonheid voor mij onder het oppervlak. Hoewel deze ook aantrekkelijk is, was de bedrijfslogica voor het implementeren van de filters en het opslaan van wijzigingen in de database veeleisender dan in andere delen van de app. Daarom was de vreugde natuurlijk groter toen ik deze onderdelen met succes had geïmplementeerd.

Belbo: Zou je je app zelf gebruiken?

Schermafbeelding van de app.

Janko: Natuurlijk zou ik dat doen – als ik maar in de situatie kwam dienstroosters te moeten maken. Voor mij als ontwikkelaar van de app is de bedieningsstroom absoluut ergonomisch en is de app (na de eerste prototype) zeer overzichtelijk ontworpen. De „klikroutes", dus het aantal klikken tussen de verschillende onderdelen van de app's zijn aangenaam kort en niet overbelast met onnodige functies die bijna nooit of nooit gebruikt worden. En mocht ik zo'n functie ooit nodig hebben, dan kan ik deze natuurlijk zelf aan de app toevoegen ;).

Belbo: Wat denk je dat de grootste moeilijkheid voor dienstverleners is op het gebied van dienplanning?

Janko: Deze app uit de Play-Store downloaden! Nee, ik denk dat de grootste uitdaging in de dienplanning is om echt op korte termijn wijzigingen te reageren, bijvoorbeeld wanneer een veel ingeplande medewerker zich plotseling bezeert en daardoor een paar weken uitvalt. In zo'n geval moet de chef natuurlijk snel kunnen reageren en planningswijzigingen aanbrengen, die vervolgens weer gevolgen hebben voor latere planning. Dan moeten de betrokken medewerkers snel worden geïnformeerd en zo verder. Ik denk dat deze app zich ook in zulke gevallen praktisch zal bewijzen, niet in het minst omdat deze (hopelijk) alle nodige gegevens op één plaats samenbrengt.

Belbo: Wat stel je je voor voor de toekomst van de app?

Janko: Tijdens de ontwikkeling en de voortdurende tests zijn natuurlijk enkele ideeën ontstaan over wat nog beter kan en welke functies nog in de app kunnen worden ingebouwd. Bijvoorbeeld bestond van het begin af aan het idee om deze app aan te sluiten op de Belbo-infrastructuur. Het invoeren van beschikbaarheid en diensten kan worden vereenvoudigd met verdere comfortfuncties zoals wekelijkse of maandelijkse herhalingen en het invoeren van medewerkersverlof is tot nu toe ook niet voorzien. De app houdt tot nu toe geen rekening met feestdagen en maximale wekelijkse arbeidstijden enzovoort en enzovoort.

Deze ideeën konden niet gerealiseerd worden in de projectperiode en veel uitbreidingen zouden op hun beurt nieuwe aangrijpingspunten voor aanvullingen bieden. Bij verdere ontwikkeling moet echter worden afgewogen wat zijn weg in de app moet vinden, want als je eenvoudig elke zinvolle extra functie in de app zou integreren, zou het al snel niet meer het eenvoudige, slanke gereedschap zijn dat het nu is – en complexe alleskunners die de gebruiker overstelpen met hun overvloed aan functies bestaan al genoeg.

Belbo: Dank je wel, Janko! We vinden: dat was een topprestatation!

De app zal binnenkort beschikbaar zijn voor Android.