29. März. 2018 | von Anna-Lena Lewerenz

Op 25 mei 2018 zal de nieuwe gegevensbeschermingsverordening van kracht worden en de EU-gegevensbeschermingsrichtlijn vervangen.
Deze verordening bevat bepalingen voor de bescherming van natuurlijke personen bij de verwerking van persoonsgegevens en voor het vrije verkeer van dergelijke gegevens.

Wij geven u belangrijke aanwijzingen met betrekking tot het gebruik van de Belbo-software en informatie over de maatregelen en aanpassingen die wij hebben genomen. Houd er alstublieft rekening mee dat u zich uitvoerig moet informeren over de mogelijke gevolgen van de nieuwe gegevensbeschermingsverordening voor uw bedrijf. Uitgebreide informatie vindt u bij de Bundesbeauftragten für Datenschutz und Informationssicherheit (BfDI).

Belbo-maatregelen:

Verwerking van uw gegevens door Belbo

Het bedrijf Belbo Business Software GmbH verwerkt de gegevens van zijn klanten. Dit zijn gebruikers van de beheer- en kassasoftware. In de accountinstellingen van uw kalender vindt u binnenkort de bijgewerkte verwerkingsovereenkomst voor opdrachten, waarmee u elektronisch kunt instemmen.

Gegevensverzoek door eindklanten

1. Elke klant krijgt de mogelijkheid om met zijn e-mailadres of mobiel nummer alle gegevens die over hem zijn opgeslagen, te downloaden (art. 15 GDPR). Dit betreft niet alleen naam- en contactgegevens, maar ook afbeeldingen, geüploade documenten en notitievelden. Het formulier voor het downloaden van gegevens is beschikbaar via de website https://belbo.com en in de online boeking.
2. Als een klant een verzoek om informatie over gegevens indient, ontvangt u een melding op het e-mailadres van de locatie.
3. Als de klant geen e-mailadres of mobiel nummer heeft ingevoerd en hij zijn gegevens toch persoonlijk bij u wil ophalen, kunt u met toestemming van de klant een mobiel nummer of e-mailadres invoeren. De klant kan dan via de website een gegevensverzoek indienen. Als de klant geen e-mailadres of mobiel nummer wil verstrekken, kunt u de gegevens ook in de Belbo-kalender via het klantendossier afdrukken en aan de klant geven.
4. De klant ontvangt een ZIP-bestand met alle opgeslagen gegevens. Het is belangrijk dat ook aanvullende velden worden opgehaald en dat de klant toegang krijgt tot alle gegevens die bij zijn klantenprofiel horen.

   Uitzondering: U kunt aanvullende velden als "bedrijfsgeheim" markeren. Dit mag dan alleen informatie bevatten die de klant niet uniek identificeert en prestatiegerelateerd is. Voorbeelden hiervan zijn: kleurformules (kapsalon), machineconfiguraties (cosmetica), stroomsterkten (EMS-Sport).
   In de export worden deze velden genoemd, maar hun inhoud wordt niet weergegeven.

5. Als u dat wilt, kunt u directe gegevensverzoeken van uw klanten ook uitschakelen. In dat geval kunnen klanten in de online boeking via een formulier het verzoek om gegevensverzoek indienen. U moet dit verzoek echter zelf uitvoeren. Houd er in dit verband absoluut rekening mee dat u aan de wettelijk voorgeschreven verwerkingstermijn moet voldoen om juridische gevolgen te vermijden.

Volledige verwijdering van klantgegevens

1. Een belangrijk onderdeel van de gegevensbeschermingsregels is de mogelijkheid voor klanten om hun eigen gegevens volledig te laten verwijderen. Dit kan elke klant die zijn eigen toegang heeft, zelf doen in de online boeking.
2. Zelfs als klanten u als dienstverlener vragen om klantgegevens te verwijderen, hebt u in het desbetreffende klantendossier de mogelijkheid een GDPR-conforme verwijdering uit te voeren.
3. Als het kassasysteem wordt gebruikt, blijven de gegevens echter behouden in fiscaal relevante exports. Aanvullende, niet fiscaal relevante informatie zoals geboortedatum en klantnotities worden echter permanent verwijderd.
4. Als u dat wilt, kunt u directe verwijdering door uw klanten ook uitschakelen. In dat geval kunnen klanten in de online boeking via een formulier het verzoek om gegevensverwijdering indienen. U moet dit verzoek echter zelf uitvoeren. Houd er in dit verband absoluut rekening mee dat u aan de wettelijk voorgeschreven verwerkingstermijn moet voldoen om juridische gevolgen te vermijden.

Toestemming voor gegevensopslag

1. Vanaf 25-05-2018 resulteren afspraken met een e-mailadres altijd in een e-mail waarin de klant wordt geïnformeerd dat zijn gegevens digitaal worden opgeslagen. De klant heeft de mogelijkheid om deze opslag goed te keuren en wordt geïnformeerd dat hij hier in de toekomst op elk moment tegen kan bezwaar maken.
2. Het feit dat ook bestaande klanten worden geïnformeerd wanneer nieuwe afspraken vanaf 25-05-2018 worden opgeslagen, is in overeenstemming met de wettelijke grondslag.
3. Zolang de klant niet heeft ingestemd met de opslag, ontvangt hij geen (verdere) herinnerings-, bevestigings- of marketinge-mails.

Toestemming voor het verzenden van marketingberichten

1. Als u onzeker bent of alle marketingtoestemmingen die u tot nu toe hebt verzameld, voldoen aan de wettelijke bepalingen, kunt u met behulp van de installatiewizard in uw Belbo-kalender opnieuw toestemming vragen. Vanaf 25-05 ontvangen klanten de hierboven beschreven toestemmingsplichtige opslaggegevens.
2. SMS-campagnes bevatten in de toekomst ook een link om zich af te melden. Omdat elke SMS slechts 160 tekens mag bevatten, betekent dit dat u waarschijnlijk ongeveer 30 tekens minder beschikbaar hebt en dat de campagne dienovereenkomstig duurder kan worden.
3. Marketingberichten zijn in de toekomst alleen mogelijk door actieve acceptatie van de klant: Voor klanten zonder e-mailadres is daarom in de toekomst geen SMS-campagne mogelijk.
4. Voor klanten zonder e-mailadres stellen wij vanaf 25-05 een formulier ter beschikking dat door de klant moet worden ondertekend. De scan kan in het desbetreffende klantenprofiel worden geüpload. Alleen dan kan de klant reclame-sms ontvangen.

Wijzigingen in online registratie

Registratie- en afspraakboekingsformulieren worden uitgebreid met 2 velden:

1. Een uitgebreid gegevensbeschermingsveld wordt toegevoegd en moet zoals tot nu toe bij de registratie en afspraakboeking (zonder registratie) actief worden aangeklikt.
2. Een ander veld voor het ontvangen van marketingberichten wordt ingevoerd. Dit kunt u in principe uitschakelen als u niet van plan bent reclameberichten te verzenden.

Informatie over gegevensverwerking

1. In de accountinstellingen van uw kalender kunt u aanvullende informatie over uw gegevensstrategie invoeren. Als u bijvoorbeeld regelmatig exports van uw klantgegevens in derdesoftware importeert, dient u uw klanten hier over in te lichten.
2. In het veld "Aanvulling op de gegevensbeschermingsovereenkomst" kunt u uw eigen aanvullende informatie opslaan.

Wat gebeurt er met klanten die tegen gegevensopslag bezwaar maken?

In dat geval worden de gegevens verwijderd en zijn deze voor u niet meer bereikbaar en permanent verwijderd.

Uitzondering voor gebruikers van het Belbo-kassasysteem: Aangezien de klant wettelijk verplicht gegevens achterlaat, worden de volgende gegevens niet verwijderd:

1. Geslacht, naam en voornaam van de klant, mits een afspraak heeft plaatsgevonden of zou moeten plaatsvinden.
2. Volledige afspraakgeschiedenis en uitgevoerde diensten en medewerker die deze heeft uitgevoerd.

De onder punt (1) genoemde gegevens zijn echter niet meer voor u vindbaar, maar alleen via:

• expliciet klikken in de kalender op een voorbije afspraak
• afdrukken van de kassamaandafsluiting of maandafsluiting

Wat gebeurt er als ik onwettig marketingcampagnes voer, met oude klanten van wie ik geen schriftelijke toestemming heb?

Met de invoering van de GDPR worden inbreuken op de regelgeving veel strenger bestraft dan tot nu toe. Volgens art. 83 GDPR zijn voor ernstige inbreuken boetes tot 4% van de jaaromzet van een bedrijf, respectievelijk 20 miljoen euro, toegestaan, waarbij het hoogste bedrag van toepassing is.

Ik ben onzeker of alle eerder verzamelde marketingtoestemmingen aan de wettelijke voorwaarden voldoen. Hoe kan ik ervoor zorgen dat alle campagnes die na 25-05-2018 worden verzonden, rechtmatig zijn?

In de GDPR-assistent hebt u de mogelijkheid om alle klanten met reeds geactiveerde marketingtoestemming opnieuw aan te schrijven. In het aanschrijven hebben uw klanten de mogelijkheid om de contactgegevens aan te passen of het verzenden van berichten met reclame-inhoud te voorkomen. Zo kunt u er zeker van zijn dat alle toekomstige campagnes alleen naar klanten gaan die expliciet hebben ingestemd met ontvangst.

Ik heb een klantenstatus "Onnauwkeurige klant" en plaats aantekeningen in het notitieveld over het gedrag van de klant om mijn collega's hierover in te lichten. Kan de klant deze gegevens zien bij het verzoek?

Uw klanten kunnen in de toekomst alle informatie zien die u over hen verzamelt in het geval van een gegevensverzoek. Als u in uw klantendossiers tot nu toe gegevens hebt opgeslagen die volgens u niet door de klant moeten worden ingezien, dient u deze te verwijderen. Houd er alstublieft rekening mee dat uw klanten ook al eerder het recht hadden om hun eigen gegevens op te vragen.

Ik wil er zeker van zijn dat mijn medewerkers de klantgegevens niet misbruiken.

In de Belbo-kalender hebt u de mogelijkheid om aan elke aanmelding verschillende rechten toe te kennen of in te trekken. Als u het recht "Klantendatabase" intrekt, kunnen uw medewerkers wel afspraken invoeren en de namen van klanten van de dag zien, maar hebben ze geen toegang tot de volledige klantendatabase.
Meer informatie over rechtentoewijzing vindt u hier.

Algemene opmerkingen over het gebruik van Belbo door uw medewerkers:

Klantgegevens: In de Belbo-kalender hebt u de mogelijkheid om zelf klantenvelden aan te maken. Deze verschijnen vervolgens in elk klantendossier en kunnen met de gewenste gegevens worden ingevuld. Typische voorbeelden van klantenvelden zijn verjaardag, adresgegevens of branchespecifieke gegevens zoals kleurformules (kapsalon), trainingsvoortgang (sportschool) of gebruikte productlijn (cosmetica). Houd er alstublieft rekening mee dat u bij het aanmaken en invullen van deze velden rekening houdt met de hierboven genoemde principes. Dit omvat het feit dat deze gegevens niet onder de in art. 9 lid 1 GDPR verboden gegevens vallen. Dit omvat informatie zoals etnische afkomst of seksuele geaardheid van de klant.
Bovendien mag u alleen die gegevens tot verplichte velden maken die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van uw diensten.

Meer informatie over klantenvelden en verplichte velden vindt u in het Belbo handboek.

In uw bedrijf werken soms veel verschillende medewerkers met de Belbo-kalender. Zorg ervoor dat iedereen die in uw