29. März. 2018 | von Anna-Lena Lewerenz

Op 25 mei 2018 treedt de nieuwe Algemene Verordening Gegevensbescherming in werking en vervangt daarmee de EU-richtlijn inzake gegevensbescherming.
Deze verordening bevat voorschriften ter bescherming van natuurlijke personen bij de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens.

Wij geven u belangrijke informatie met betrekking tot het gebruik van de Belbo-software, evenals informatie over de door ons ingeleide maatregelen en aanpassingen. Houd er rekening mee dat u zich daarnaast uitgebreid moet informeren over de gevolgen die de nieuwe Algemene Verordening Gegevensbescherming eventueel heeft voor uw bedrijf. Uitgebreide informatie krijgt u bij de Bundesbeauftragte für Datenschutz und Informationssicherheit (BfDI).

Belbo-maatregelen:

Verwerking van uw gegevens door Belbo

Het bedrijf Belbo Business Software GmbH verwerkt de gegevens van haar klanten. Dit zijn gebruikers van de beheer- en kassasoftware. In de accountinstellingen van uw kalender vindt u binnenkort de geactualiseerde verwerkersovereenkomst, waarmee u langs elektronische weg kunt instemmen.

Gegevensopvraging door eindklanten

1. Elke klant krijgt de mogelijkheid om met zijn e-mailadres of mobiele nummer alle gegevens te downloaden die over hem zijn opgeslagen (art. 15 AVG). Dit betreft naast naam- en contactgegevens ook afbeeldingen, geüploade documenten en notitievelden. Het formulier om de gegevens te downloaden is bereikbaar via de website https://belbo.com en in de onlineboeking.
2. Wanneer een klant een verzoek om gegevensinzage indient, ontvangt u een melding op het e-mailadres van de vestiging.
3. Als de klant noch een e-mailadres, noch een mobiel nummer heeft opgegeven en toch zijn gegevens persoonlijk bij u wil opvragen, kunt u na toestemming van de klant een mobiel nummer of e-mailadres invoeren. De klant kan dan via de website een gegevensopvraging uitvoeren. Als de klant noch een e-mailadres, noch een mobiel nummer wil verstrekken, kunt u de gegevens ook in de Belbo-kalender via het klantendossier afdrukken en aan de klant meegeven.
4. De klant ontvangt een ZIP-bestand met alle opgeslagen gegevens. Belangrijk hierbij is dat ook extra aangemaakte velden worden opgevraagd en de klant toegang krijgt tot alle gegevens die tot zijn klantprofiel behoren.

   Uitzondering: U kunt extra velden markeren als "bedrijfsgeheim". Dit mag dan alleen informatie bevatten die de klant niet eenduidig identificeert en betrekking heeft op de dienstverlening. Voorbeelden hiervan zijn: kleurrecepturen (kapper), machineconfiguraties (cosmetica), stroomsterktes (EMS-sport).
   In de export worden deze velden vermeld, maar de inhoud ervan wordt niet weergegeven.

5. Indien gewenst kunt u de directe gegevensopvraging door uw klanten ook deactiveren. In dat geval kunnen klanten in de onlineboeking via een formulier de wens tot een gegevensopvraging kenbaar maken. Aan deze wens moet u echter zelf gehoor geven. Houd u in dit verband dwingend aan de wettelijk voorgeschreven verwerkingstermijn, om juridische gevolgen te voorkomen.

Volledige verwijdering van klantgegevens

1. Een belangrijk onderdeel van de gegevensbeschermingsregeling is de mogelijkheid voor de klant om de eigen gegevens volledig te (laten) verwijderen. Dit kan elke klant, die over een eigen toegang beschikt, zelf doen in de onlineboeking.
2. Ook als klanten u als dienstverlener vragen om de klantgegevens te verwijderen, heeft u in het betreffende klantendossier de mogelijkheid om een AVG-conforme verwijdering uit te voeren.
3. Als het kassasysteem wordt gebruikt, blijven de gegevens echter wel bewaard in fiscaal relevante exporten. Extra, niet-fiscaal relevante informatie zoals geboortedatum en klantnotities worden echter permanent verwijderd.
4. Indien gewenst kunt u de directe verwijdering door uw klanten ook deactiveren. In dat geval kunnen klanten in de onlineboeking via een formulier de wens tot gegevensverwijdering kenbaar maken. Aan deze wens moet u echter zelf gehoor geven. Houd u in dit verband dwingend aan de wettelijk voorgeschreven verwerkingstermijn, om juridische gevolgen te voorkomen.

Vrijgave van de registratie van gegevensopslag

1. Afspraakregistraties met e-mailadres leiden vanaf 25.05.2018 altijd tot een e-mail, waarin de klant erover wordt geïnformeerd dat zijn gegevens digitaal worden opgeslagen. De klant heeft de mogelijkheid om met deze opslag in te stemmen en wordt erover geïnformeerd dat hij hier in de toekomst te allen tijde bezwaar tegen kan maken.
2. Het feit dat ook bestaande klanten bij het opslaan van nieuwe afspraken vanaf 25.05.2018 worden geïnformeerd, is in overeenstemming met de wettelijke basis.
3. Zolang de klant niet heeft ingestemd met de opslag, ontvangt hij geen (verdere) herinnerings-, bevestigings- of marketing-e-mails.

Vrijgave voor het verzenden van reclameberichten

1. Als u er niet zeker van bent of alle door u tot nu toe verzamelde marketingtoestemmingen aan de wettelijke bepalingen voldoen, kunt u met behulp van de installatiewizard in uw Belbo-kalender de toestemming opnieuw opvragen. Vanaf 25.05. ontvangen klanten de hierboven beschreven toestemmingsplichtige opslaginformatie.
2. Ook sms-campagnes bevatten in de toekomst een link om zich af te melden. Aangezien elke sms slechts 160 tekens mag bevatten, betekent dit dat u naar verwachting ongeveer 30 tekens minder ter beschikking heeft en de campagne dienovereenkomstig duurder kan uitvallen.
3. Reclameberichten zijn in de toekomst alleen mogelijk door actieve acceptatie van de klant: voor klanten zonder e-mailadres zal daarom in de toekomst geen sms-campagne mogelijk zijn.
4. Voor klanten zonder e-mailadres stellen wij vanaf 25.05. een formulier beschikbaar, dat door de klant moet worden ondertekend. De scan kan in het betreffende klantprofiel worden geüpload. Pas dan kan de klant reclame-sms'jes ontvangen.

Wijzigingen voor de online registratie

Registratie- en afspraakboekingsformulieren worden uitgebreid met 2 velden:

1. Een uitgebreid gegevensbeschermingsveld wordt toegevoegd en moet, net als voorheen, bij de registratie en afspraakboeking (zonder registratie) actief worden aangeklikt.
2. Een extra veld voor het ontvangen van reclameberichten wordt geïntroduceerd. Dit kunt u in principe deactiveren, als u niet van plan bent reclameberichten te versturen.

Informatie over gegevensverwerking

1. In de accountinstellingen van uw kalender kunt u aanvullende informatie over uw gegevensstrategie invoeren. Als u bijvoorbeeld regelmatig exports van uw klantgegevens importeert in software van derden, dient u uw klanten hierover op deze plaats te informeren.
2. In het veld "Aanvulling op de gegevensbeschermingsovereenkomst" kunt u uw eigen aanvullende informatie vermelden.

Wat gebeurt er met klanten die bezwaar maken tegen de gegevensopslag?

In dat geval worden de gegevens verwijderd en zijn ze voor u niet meer toegankelijk en definitief verwijderd.

Uitzondering voor gebruikers van het Belbo-kassasysteem: Aangezien de klant fiscaal te bewaren gegevens achterlaat, worden de volgende gegevens niet verwijderd:

1. Geslacht, achternaam en voornaam van de klant, voor zover een afspraak heeft plaatsgevonden of had moeten plaatsvinden.
2. Volledige afsprakenhistorie en uitgevoerde diensten, evenals de uitvoerende medewerker.

De onder punt (1) genoemde gegevens zijn voor u echter niet meer terug te vinden, maar alleen nog via:

• expliciet klikken in de kalender op een afspraak uit het verleden
• afdruk van de kassa-afs