5. März. 2021 | von Anna-Lena Lewerenz

Wanneer u uw agenda na een tijdelijke sluiting weer opent voor boekingen, kunt u in Belbo talrijke instellingen aanbrengen om de start zo soepel mogelijk te laten verlopen. We hebben een aantal tips voor u verzameld.

Newsletter voor uw klanten

Maak uw klanten attent op uw heropening met een e-mailnieuwsbrief.

Belangrijke informatie tijdens het boeken

Als uw klanten bepaalde regels moeten volgen voordat ze naar u toe komen, kunt u op verschillende plaatsen in de onlineboeking opmerkingen plaatsen.

• De informatiegegevens zijn bijzonder geschikt, die prominent in de boeking verschijnen.
• Op andere plaatsen in de boeking kunt u ook belangrijke informatie plaatsen. Een overzicht van bewerkbare teksten vindt u hier.
• In uw bevestigings- en herinneringse-mails kunt u uw bepalingen opnemen om klanten er nog eens aan te herinneren.
• Uw algemene voorwaarden kunnen met deze bepalingen worden aangevuld en moeten door de klant actief worden geaccepteerd.

Boeking voor nieuwe klanten beperken

Na een langere sluiting willen zeker al uw klanten onmiddellijk een afspraak maken – en bovendien veel nieuwe klanten. Als u wilt zorgen dat uw vaste klanten voldoende afspraken bij u vinden, kunt u bepaalde medewerkers voor nieuwklantenbookingen blokkeren.

• Ga naar Instellingen » Medewerkers en klik op de gewenste medewerker (bijv. de baas of andere langdurige collega's). In het profiel van de medewerker kunt u onder het menu-item Onlineboeking de optie activeren dat deze niet door nieuwe klanten geboekt mag worden.
• Belangrijk: Controleer onder Instellingen » Klantinstellingen of er een klantenstatus is met het kenmerk "Initialstatus"!
• Deactiveer eventueel onder Instellingen » Onlineboeking de mogelijkheid om zonder inloggen te boeken. Alleen wanneer klanten inloggen, kan het systeem onderscheid maken tussen nieuwe en bestaande klanten.
• Geef uw vaste klanten een ander status dan de initialstatus.

Tijdspeling tussen afspraken

Als u tussen klantafspraken een bepaalde tijd voor opruimwerk wilt inplannen, kunt u de functie "Nabereidingstijd" gebruiken. Deze voegt automatisch aan elke afspraak de door u ingestelde tijd toe, zodat u voldoende tijd hebt om uw werkoppervlakken tussen de klantafspraken schoon te maken.

Onlineboeking activeren

Het deactiveren van onlineboeking is niet nodig als u tijdelijk moet sluiten. Voor tijdelijk beperkte sluitingen hebben we onze functie Bedrijfsonderbreking. Mocht u de boeking toch hebben gedeactiveerd, dan kunt u deze als volgt weer activeren:

• Ga in Instellingen naar Locatie-instellingen (rechtsboven) en activeer de optie "Online boekbaar"
• Controleer op de instellingenpagina of de functie "Onlineboeking" is ingeschakeld. Mocht deze functie niet zijn ingeschakeld, dan kunt u deze via Instellingen » Functie toevoegen inschakelen.
• Ruimten en apparaten controleren: Ook uw resources hebben beschikbaarheid nodig, die u in de dienstregeling analoog aan de werktijden van uw medewerkers kunt opstellen.